Od czego zacząć organizowanie się?
Moleskine by eston |
Nie tak trudno odnaleźć dobre poradniki na temat zarządzania własnym czasem (choćby słynny “Getting Things Done”
Poniżej dla najbardziej niezorganizowanych przedstawiam sposób na postawienie pierwszy krok na drodze do ładu i porządku. Cztery punkty, które pomogą okiełznać chaos. Warto spróbować przez miesiąc stopniowo wdrażać poniższe czynności, a wymierne korzyści staną się odczuwalne szybciej niż można by się spodziewać.
1. Zarezerwuj trochę czasu po południu na przygotowanie planu na dzień kolejny oraz poranek na jego szybkie przeanalizowanie.
Dobre jest zastanowić się naprzód co właściwie jest do zrobienia. Zbudowanie listy spraw na kolejny dzień może zaowocować ich optymalizacją (np. skoro pewne rzeczy można załatwić w jednym budynku nie trzeba tam chodzi wielokrotnie, można wszystko załatwić za jednym podejściem). Przygotowując listę wieczorem możemy o czymś zapomnieć, dlatego dobrze jest przejrzeć ją ponownie rano (robię to zwykle przy porannej kawie) dysponując świeżym wypoczętym umysłem i wprowadzić ewentualne poprawki.
2. Zminimalizuj ilość kanałów napływu informacji.
Trudno opanować przepływ informacji, jeżeli jesteśmy nimi zalewani z wielu różnych stron, dlatego pierwszym krokiem na drodze do przezwyciężenia chaosu powinno być ograniczenie ilości źródeł informacji. Dlatego:
- rób wszystkie notatki w jednym podręcznym notesie opatrując każdy wpis datą - koniec ze stosem małych kartek pałętających się po wszystkich zakamarkach,
- przygotuj sobie jedno osobne miejsce (pojemnik, szufladę itp.) na wszystkie papierowe dokumenty które lądują na Twoim biurku,
- skonfiguruj jeden program pocztowy (lub skrzynkę, np. Gmail) tak, aby odbierał pocztę ze wszystkich pozostałych skrzynek,
- załóż sobie jeden specjalny folder w którym będą lądować wszystkie nowe pliki jakie pojawią się w Twoim komputerze,
- jeżeli musisz systematycznie (np. codziennie rano) sprawdzać informacje na określonych stronach internetowych załóż sobie jeden osobny katalog linków w ulubionych zawierający adresy tych stron. A najlepiej tam gdzie to możliwe korzystaj z agregatora RSS.
3. Stosuj zasadę dwóch minut.
Wspominałem już o tej zasadzie przy okazji pisania o optymalizacji korzystania z poczty elektronicznej. Generalnie, jeśli jakiś rozwiązanie problemu lub wykonanie zadania zajmuje mniej niż dwie minuty, należy zrobić to natychmiast. Dzięki temu unika się nagromadzenia drobnych spraw odciążając umysł i umożliwiając mu zajęcie się bardziej absorbującymi problemami.
4. Każdy śmieć od razu eliminuj ze swojego otoczenia.
Masz na biurku starą fakturę lub rachunek sprzed dwóch lat? Nie przechowuj go tylko od razu wyrzuć (uwaga na dane osobowe!). To samo dotyczy reklamówek, starych zdezaktualizowanych notatek itp. Dobrym pomysłem jest wprowadzenie jakiejś metody zarządzania obiegiem papieru, a nawet wyeliminowanie papieru tam gdzie jest niepotrzebny. Ale śmieć to nie tylko papier. To także niepotrzebne maile, załączniki, stare pliki. Jeżeli coś jest już przedawnionym śmieciem, od razu eliminuj to ze swojego otoczenia. Bardzo szybko okaże się, że ogarnięcie wszystkiego dookoła nie jest tak trudne jak mogło by się wydawać.
Kolejne zmiany należy wprowadzać konsekwentnie, ale stopniowo. Postęp, poczucie większej kontroli oraz dodatkowy wolny czas na inne rzeczy (np. hobby), wpływają pozytywnie na samopoczucie, obniżają poziom stresu oraz motywują do dalszych kroków w stronę lepszej organizacji pracy.
Bez względu na wszystko najważniejsze są efekty pracy. To one zapewniają środki do życia. Jeżeli czujesz, że wprowadzane zmiany bardziej szkodzą niż pomagają – zwolnij, ale nie rezygnuj. Najważniejsze to podjąć decyzję, postawić pierwszy krok i dążyć do celu z determinacją. W dłuższej perspektywie jest to ścieżka do sukcesu.
Wyraź swoją opinię
Kto rano wstaje…
Morning Run by Amanda H&K |
Kilka prostych i sprawdzonych sposobów na to, aby poradzić sobie z rozespaniem i szybko naładować baterie na cały dzień.
Najpierw małe przygotowanie…
-2. Przygotuj się dzień wcześniej
Najwięcej stresu bierze się z porannego pośpiechu. Czy nie byłoby łatwiej przygotować sobie to co niezbędne wieczorem, np. ubranie?
-1. Kładź się spać odpowiednio wcześnie
Przede wszystkim kładź się do łóżka, kiedy jesteś zmęczony. Nie próbuj z tym walczyć, bo to nie przynosi niczego dobrego.
Czasem możesz mieć problem z zaśnięciem (na przykład jeśli położysz się zbyt wcześnie). W takich sytuacjach świetnie sprawdza się szklanka ciepłego mleka i książka do poduszki. W każdym razie przed snem powinieneś próbować się uspokoić i wyciszyć.
Natomiast rano…
1. Wstawaj o tej samej porze.
Zaprogramuj się na wstawanie o tej samej godzinie. Kiedy organizm się już przyzwyczai, będzie się budził sam. Zaczniesz wstawać rześko i w dobrym humorze. Jeśli możesz, wstawaj jak najwcześniej. Jest wiele rzeczy, które możesz zrobić rano o ile tylko dasz sobie trochę czasu, choćby niektóre z wymienionych poniżej. Jak masz problemy z pobudką, wykorzystaj jedno z najbardziej okrutnych narzędzi wymyślonych przez człowieka - budzik. Bądź konsekwentny, a po pewnym czasie nie będziesz go już potrzebować.
2. Weź prysznic!
…albo chociaż umyj głowę. Szybko orzeźwia i działa praktycznie za każdym razem! Tylko nie wolno przesadzić z temperaturą wody, bo zbyt ciepła potrafi wysłać ekspresem do łóżka zamiast do pracy.
3. Posłuchaj muzyki!
Wrocławianom polecam poranne audycje w Radio RAM. Posłuchajcie to sami szybko przekonacie się dlaczego.
4. Ćwicz!
Szybka poranna rozgrzewka może zdziałać cuda (np. brzuszki, pompki oraz koniecznie przysiady - bardzo pobudzają krążenie). Jak przyjdzie wiosna i trochę dłuższe dni, spróbuj rano biegać. Sądzę, że nie ma nic piękniejszego i bardziej pobudzającego do życia niż widok wschdzącego słońca. O walorach zdrowotnych nie wspominając. Osobiście jednak przestawiłem się z porannego biegania na dojeżdżanie do pracy rowerem (około 30-40 minut). To pozwala połączyć przyjemne z pożytecznym, choć takie rozwiązanie jest raczej mało praktyczne dla osób pracujących w garniturach i pod krawatem.
W dodatku Health w New York Times, ukazał się ciekawy artykuł na temat pompek.
5. Rozciągaj się!
Rozciąganie w naturalny sposób dostarczy energii do Twoich zaspanych, odleżanych członków. Bardzo przyda się to Twoim plecom i kręgosłupowi, szczególnie jeśli potem spędzasz cały dzień siedząc przy biurku. Poza tym powszechnie wiadomo, że amatorzy Jogi zwykle dożywają sędziwego wieku. Zrób to dla swojego zdrowia.
6. Zjedz PORZĄDNE śniadanie!
Nie bez powodu śniadanie to najważniejszy posiłek dnia! Zapewnia Ci energię potrzebną do normalnego funkcjonowania. Prawie każdy obiekt, najwięcej energii zużywa na rozruch. Ty również! Więc koniec z zapominaniem o śniadaniu, tudzież zagryzaniem wczorajszej pizzy lub resztek z kolacji! Polecam michę płatków z mlekiem!
7. Napij się zielonej herbaty lub kawy.
Tylko nie przesadzaj, bo badania potwierdzają, że kofeina może w pewnym stopniu uzależniać. Z drugiej strony czy jest coś bardziej przyjemnego od zapachu świeżo zaparzonej kawy? Warto też wiedzieć, że zielona herbata zawiera antyutleniacze (a więc ma znaczący wkład w procesie oczyszczania organizmu z substancji toksycznych i wolnych rodników).
8. Postaraj się wypić przynajmniej szklankę wody.
Po prostu. O tym jak ważne dla organizmu jest regularne uzupełnianie płynów - picie wody wspominałem tutaj.
Dobry start pozwoli Ci osiągnąć odpowiednie momentum, dzięki któremu cały Twój dzień może wyglądać zupełnie inaczej.
Pamiętaj tylko aby:
- zastanowić się czy to aby na pewno jest dobry pomysł - to, że ktoś na blogach wychwala zalety porannego wstawania, nie oznacza, że taki tryb życia jest odpowiedni dla Ciebie. Zanim zaczniesz eksperymentować, zastanów się czy na pewno tego chcesz i jakie bedziesz mieć z tego korzyści.
- upewnić się, że masz dobry powód - jednoznacznie powiedz sobie “po co to wszystko”. Dla mnie celem na najbliższe miesiące jest poranne bieganie, które zwykle zajmuje 20-30 minut + jeszcze 10 na prysznic. A co jest Twoim?
- nie wprowadzać drastycznych zmian w swoim normalnym cyklu dnia - jeśli funkcjonujesz systemem studenckim, czyli kładziesz się spać o trzeciej nad ranem i wstajesz o jedenastej, nie spodziewaj się, że jutro zaśniesz o dziesiątej wieczorem i wstaniesz rześko o szóstej. Zaplanuj stopniową zmianę, która potrwa przynajmniej kilka tygodni. Możesz być pewien, że czeka cię wiele nieprzespanych nocy i półprzytomnych poranków. Konsekwentna realizacja planu, pozwoli osiągnąć cel.
Więcej na temat porannego wstawania i ćwiczeń można przeczytać w:
11 Great Ways to Start Your Day (@Ririan Project)
How to become an Early Riser (@StevePavlina)
How to become an Early Riser - Part II (@StevePavlina)
10 Benefits of Rising Early, and How to Do It. (@ZenHabits)
How I Become an Early Riser (@ZenHabits)
A także:
Jak przestawić się na wczesne wstawanie? (@2minuty.pl)
Uzupełnienie 17/03/2008:
Kilka dni temu na blogu Gretchen Rubin Happiness Project pojawił sie wpis o zbliżonej tematyce. Sporo w nim prawdy, przedstawionej w ciekawym ujęciu.
YOUR Happiness Project: This week: Improve your morning (@Happiness Project)
Wyraź swoją opinię
Przygotuj się dzień wcześniej
Czasem poranki potrafią być trudne. Mało czasu, niewyspanie, lub co gorsza zaspanie…
Dlatego dobrze jest zastosować prostą sztuczkę, która niejednemu potrafi odmienić życie (i pozwoli pospać trochę dłużej), a mianowicie przygotować sobie wszystko wieczorem przed pójściem spać.
Oto kilka czynności, które zwykle dobrze jest zrobić dzień wcześniej:
1. Przygotuj sobie ubranie na następny dzień (wyjmij, wyprasuj itp.). Nie zapomnij tylko sprawdzić jaka będzie pogoda.
2. Wypastuj obuwie.
3. Spakuj rzeczy które zabierasz do pracy/szkoły.
4. Sprawdź i ewentualnie uzupełnij kalendarz/plan dnia.
5. Sprawdź i ewentualnie uzupełnij listę zadań do wykonania.
6. Nastaw budzik.
7. Posprzątaj po kolacji…!
8. Naładuj komórkę.
9. Napisz sobie prywatne maile, aby móc je potem wysłać z pracy (jeśli nie masz w domu dostępu do sieci).
…itd.
Stosując się do powyższych zaleceń można dodać sobie nawet pół godziny więcej porannego leniuchowania oraz ograniczyć poranny stres (pośpiech, nerwy, zapominalstwo…). Gra jest warta świeczki i naprawdę nie wiadomo dlaczego tak niewiele osób robi to wszystko.
Wyraź swoją opinię
Eggtimer
Pisząc o koncentracji, wspominałem o pozytywnym wpływie kontroli upływu czasu. Tym którzy mają ochotę spróbować, chciałbym polecić programik o nazwie Eggtimer, którego autorem jest Mike Robinson. Jest to nieduży, wygodny w obsłudze program, który nie próbuje robić nic ponad to co powinien - odmierza upływ czasu i wybija alarm.
Wyraź swoją opinię
- Brak.
To może Cię zainteresować...
Zarządzanie własnym czasem
Wszyscy mamy tyle samo czasu w skali tygodnia - 168 godzin. Dopiero to jak spędzamy ten czas, określa kim naprawdę jesteśmy i co możemy osiągnąć. Niestety, jeżeli poruszamy się bez planu, często poddajemy się zewnętrznym bodźcom np. znajomym wyciągającym na imprezę. Dlatego dobrze jest opanować podstawy zarządzania własnym czasem, aby móc odpowiednio się przygotować i wygospodarować kawałek dnia na pracę i jeszcze jeden na spotkanie z przyjaciółmi i jeszcze kolejny dla najbliższych.
Every year is getting shorter by monkeyc.net |
1. Zaplanuj swój dzień
Naucz się planować swój dzień. Dzień wcześniej przygotuj sobie listę rzeczy które będziesz robić. Z samego rana przejrzyj ją raz jeszcze i sprawdź czy czegoś nie musisz dodać lub wyrzucić.
2. Zaplanuj swój tydzień
Jak nauczysz się planować dzień, spróbuj zaplanować cały tydzień. Na każdy dzień przygotuj sobie coś co przybliży Cię do Twojego celu.
3. Znaj swoje cele i nagradzaj się za ich osiąganie
Nie sposób zarządzać czasem i efektywnie planować jeśli nie znasz swoich celów! Zatrzymaj się na chwilę w codziennej gonitwie i zastanów się co właściwie chcesz osiągnąć i co ważniejsze kiedy. Bez tego trudno Ci będzie zrealizować punkty pierwszy i drugi. Twoje cele mogą być długoterminowe lub krótkoterminowe. Najważniejsze, aby były realistyczne i możliwe do osiągnięcia. Nie zapomnij też o świętowaniu sukcesów!
4. Zaplanuj sobie czas na codzienną prasę, telefony i pocztę e-mail
Przeznacz sobie pewną ilość czasu na poranną lekturę wiadomości, telefony oraz odpowiadanie na pocztę i postaraj się go nie przekraczać. Stosuj zasady efektywnego korzystania z poczty elektronicznej.
5. Podziel swoje sprawy wg priorytetów
Nie odkładaj na później spraw o najwyższym priorytecie. W pracy wykonuj najpierw te zadania, które mają największe znaczenie dla funkcjonowania firmy. Na studiach poświęcaj w pierwszej kolejności czas na naukę i zdobywanie doświadczenia, ew. na sfinansowanie swoich studiów, jeśli zachodzi taka konieczność.
6. Do każdego założonego celu lub zadania wyznaczaj natychmiast deadline
Cokolwiek planując zawsze wyznaczaj sobie termin realizacji. Brak deadline staje się potem głównym usprawiedliwieniem odkładania na potem.
7. Wyrób sobie nawyk punktualności i robienia wszystkiego na czas
W tym punkcie zawiera się przychodzenie na punktualnie na umówione spotkania, oddawanie raportów, sprawozdań, prac projektowych w terminie, itp. Oczywiście w życiu bywa różnie i trzeba się liczyć z różnymi opóźnieniami. Nie powinno to jednak przeszkadzać w dążeniu do ideału.
8. Stosuj regułę 70/30
Nigdy nie planuj więcej niż 70% ogólnego czasu pracy. Zawsze zdarzy się coś niespodziewanego i będziesz zmuszony do modyfikacji wcześniejszych zamierzeń. Zaplanowanie wszystkiego co do minuty jest jedynie źródłem stresu i niepotrzebnej frustracji. Często działa tu czynnik ludzki, np. nieoczekiwane “nadzwyczaj pilne” polecenie szefa. Zawsze zostawiaj sobie trochę miejsca na ewentualne manewry.
9. Z góry zaplanuj sobie czas w którym nikt nie może Ci przeszkadzać
Jeśli wykonujesz pracę, która wymaga skupienia, zaplanuj sobie na to odpowiednią ilość czasu. Wyłącz wtedy komórkę oraz program pocztowy i komunikator internetowy. Jeśli ktoś Ci przeszkodzi, poproś aby przyszedł później. Bądź konsekwentny.
Wyraź swoją opinię
- Idź spać, a dopiero potem się ucz
- Przygotuj się dzień wcześniej
- Kto rano wstaje…
- Złap wiatr…
- Skoncentruj się…
