Praca w domu może wydawać się niezwykle ekscytującym rozwiązaniem. Pracujesz kiedy chcesz, nikt Cię nie kontroluje, nikt nie sprawdza. Masz ochotę na przerwę w pracy? – robisz przerwę. Uważasz, że nadszedł czas na posiłek? Żaden problem! Możesz jeść kiedykolwiek chcesz. Cóż za piękna wizja!

Notka redakcyjna: Dawno już nie gościłem w swoich progach innych autorów, z tym większą przyjemnością zapraszam do lektury tekstu Bartka Popiela (autora blogu bartekpopiel.pl) na temat organizacji pracy w domu. Artykuł napisany jest z punktu widzenia freelancera, ale niektóre z zawartych w nim pomysłów można z powodzeniem wykorzystać nawet jeśli pracuje się na tradycyjnym etacie. Życzę przyjemnej lektury.

gibsongolfer

Praca w domu wymaga dużej samodyscypliny, odpowiednich nawyków i umiejętności organizacyjnych. Oczywiście tego wszystkiego możesz się nauczyć.

Pracowałem w domu przez pięć lat tworząc strony internetowe, budując ministrony zarabiające na programach partnerskich i pisząc treści na zlecenie. Przez ten czas moje podejście do pracy uległo radykalnej zmianie. Jeżeli pracujesz w domu jako copywriter, programista, grafik, zajmujesz się pozycjonowaniem lub inną dziedziną, którą można wykonywać w domu, to poniższe wskazówki będą dla Ciebie bardzo pożyteczne.

1. Twórz poranne rytuały. Stwórz łańcuch czynności, który każdego ranka doprowadzi Cię do rozpoczęcia pracy. Twój łańcuch może wyglądać następująco: pobudka –> zmiana ubrania –> dwie szklanki wody–> ćwiczenia –> śniadanie –> kawa –> praca.

Początkowo zalecam spisanie takiego łańcucha na kartce. Po jakimś czasie będziesz te czynności wykonywać automatycznie. Trzymaj się swojego łańcucha i pamiętaj aby nie sprawdzać skrzynki mailowej i portali społecznościowych. Zacznij od zadania, które jest naprawdę WAŻNE.

2. Ubierz się jak do pracy. Być może marzysz o tym, by pracować cały dzień w piżamie nie ruszając się z łóżka.Nie sądzę by takie działanie sprzyjało produktywności. Pamiętaj, że masz pracować, więc zasłużony odpoczynek zostaw na później. Ubierz się jak do pracy i działaj!

3. Zadbaj o miejsce. Najlepiej by było, gdybyś posiadał osobny pokój TYLKO do pracy. Pamiętaj aby powiadomić domowników, że praca w domu nie oznacza, że jesteś dyspozycyjny. Zamknij drzwi i poproś by nikt Ci nie przeszkadzał przez najbliższe godziny. To ważne ponieważ zostawienie otwartych drzwi komunikuje, że jesteś dostępny. Domownicy będą wchodzić, pytać Cię o różne sprawy zakłócając czynności, które w danej chwili wykonujesz..

Jeżeli nie masz możliwości stworzenia „domowego biura” zorganizuj inne pomieszczenie, w którym będziesz mieć zapewnioną ciszę i spokój. Takie pomieszczenie pomaga przestawić się z myślenia „jestem w domu” na podejście „jestem zajęty”.

4. Stwórz sobie dobre warunki pracy.

• Miejsce, w którym pracujesz powinno być dobrze oświetlone.
• Warto zainwestować w dobre krzesło. Ludzki organizm nie jest zbyt dobrze przystosowany do pozycji siedzącej. Jeżeli zależy Ci na zdrowym kręgosłupie, to dobre krzesło jest rzeczą, którą warto nabyć.
• Na biurku zostaw tylko te przedmioty, których używasz. W chwili gdy piszę ten artykuł na moim stole jest tylko laptop, kartka, długopis i butelka wody mineralnej. Porządek na biurku, to także porządek w umyśle. Im mniej możliwości rozproszenia, tym większa efektywność.

Jeżeli zastosujesz się tylko do tej wskazówki szybko zauważysz wzrost produktywności.

5. Wyznacz ramy czasowe. Praca w domu daje zarówno wiele możliwości jak i zagrożeń. Możesz wykonywać zaplanowane zadania znacznie dłużej niż zaplanowałeś (co często kończy się nocnymi maratonami). Dlatego lepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie konkretnych godzin pracy. Osobiście wolę zacząć pracę wcześnie rano. Od godziny 6:00 do 10:00 jestem w stanie zrobić więcej niż przez całą resztę dnia.

Jeżeli zaczynasz pracę w południe, to koniecznie ustal godzinę końcową. Nie siedź przed komputerem do oporu. Postanów sobie, że bez względu na wszystko wyłączysz komputer o 23:00.

6. Czas dla innych. To bardzo ważny punkt. Kończ pracę o wyznaczonej porze i resztę dnia spędź z rodziną. Kiedy spędzasz czas z bliskimi, bądź na 100% tu i teraz. Pozwól sobie na mentalny odpoczynek od pracy, projektów i kolejnych planów :)

7. Planuj. Mimo istnienia wielu różnych koncepcji zarządzania czasem, moim zdaniem najlepsze są te, które stawiają na efekt. Skorzystaj z rad Tima Ferrissa i Leo Babauty, którzy proponują, aby dzienna lista zadań zawierała tylko trzy pozycje. To naprawdę działa! Jeżeli wykonasz te trzy czynności szybciej niż przewiduje Twój czas pracy, to świetnie – możesz nadrobić zaległości, albo po prostu mieć więcej wolnego czasu.

Tim Ferriss radzi, aby lista zadań była sporządzona na małej kartce. To zapobiegnie dopisywaniu kolejnych zadań. Przetestowałem ten sposób i rzeczywiście zwykła karteczka bije na głowę nawet najbardziej wymyśle listy to-do dostępne online.

8. Rób przerwy. Praca przy komputerze wciąga niczym chodzenie po bagnach :). Zdaję sobie sprawę z tego, że wykonujesz czynności, od których ciężko się oderwać. Musisz jednak pamiętać o swoim zdrowiu. Co 40 – 50 minut zrób przerwę i na 10 minut odejdź od komputera. Ważne, aby w przerwie nie sprawdzać maila, nie odpisywać na wiadomości, nie czytać portali informacyjnych. Wstań, przejdź się po domu, wykonaj kilka ćwiczeń, wywietrz miejsce pracy, wyjrzyj przez okno i weź kilka głębokich oddechów. Po 10 minutach zacznij ponownie działać.

Po trzech takich cyklach zrób dłuższą przerwę, podczas której udasz się na spacer, zrobisz sobie drzemkę lub posprzątasz otoczenie. Taka dłuższa przerwa sprawi, że wrócisz do pracy z wyższym poziomem energii.

9. Odłącz się od sieci. Jeżeli w pracy zbyt często przeglądasz portale, które pochłaniają Twój czas i nie potrafisz tego powstrzymać, to pracuj offline. Otwórz “Połączenia sieciowe” i wyłącz połączenie z internetem.

Długo nie potrafiłem zdecydować się na ten krok, ale kiedy postanowiłem spróbować wiele się zmieniło. Skoro ja mogłem, to Ty także potrafisz to zrobić. Gdy pilnie potrzebuję coś sprawdzić, zapisuję to na kartce. Wdrażając ten punkt zadawaj sobie pytanie:

„Czy to naprawdę jest niezbędne w tej chwili? Czy wejście na stronę http://twojadres.com naprawdę poprawi jakość mojego życia?”

W 99% przypadków odpowiedź na to pytanie brzmi: NIE :)

10. Wyeliminuj inne rozpraszacze. Kiedy pracujesz, to pracuj. Zamknij wszelkie komunikatory, usuń powiadomienie o nowych mailach i wycisz telefon. Pozbycie się tego wszystkiego wymaga dyscypliny, ale gra jest warta świeczki.

11. Pracuj pomimo trudności. W pracy freelancera lub zdalnego pracownika wiele razy może pojawić się uczucie zmęczenia. Zwłaszcza jeżeli nad jakimś projektem siedzi się szczególnie długo. Dobrym zwyczajem jest celowe wydłużanie pracy. Daj sobie jeszcze tylko 15 minut.

Często zdarzało mi się, że ten 15 minutowy rozbieg pozwalał nabrać rozpędu i pracowałem jeszcze kilka godzin. Zmęczenie okazało się chwilowym spadkiem energii.

Pamiętaj, że ludzie sukcesu są nimi dlatego, że potrafili pracować w chwilach największego zmęczenia i zniechęcenia :)

12. Czysta kartka i długopis. Podczas pracy po głowie mogą krążyć różne myśli. Trzymaj blisko kartkę i długopis, i zapisuj ważne rzeczy. Być może przypomnisz sobie, że miałeś sprawdzić odjazd pociągu lub cenę jakiegoś towaru na Allegro. Zapisz to, uwolnij głowę od tej myśli i pracuj dalej. Po pracy sprawdzisz rzeczy znajdujące się na kartce.

Wielokrotnie w ciągu dnia wchodziłem do sieci “tylko na 5 minut” i robiły się z tego godziny. Kartka i długopis rozwiązują tę sprawę.

13. Pij wodę. Wypij dwie szklanki wody zaraz po przebudzeniu. Podczas snu organizm się odwadnia, więc warto wyregulować ilość płynów w organizmie. Zadbaj o to, aby woda towarzyszyła Ci przez cały dzień. Woda dodaje energii, wspomaga procesy trawienne, wypłukuje toksyny, reguluje temperaturę ciała i co ciekawe – wspomaga odchudzanie. Powinieneś w ciągu dnia wypić co najmniej 1l niegazowanej wody.

14. Deleguj zadania. Jest wiele osób, które wykonają drobne prace za niewielkie pieniądze. Studenci i uczniowie bardzo chętnie dorobią sobie parę groszy. Możesz zlecać szukanie zdjęć, aktualizację strony www lub wyszukiwanie potencjalnych klientów.. W ten sposób możesz pozbyć się spraw, które niekoniecznie Cię pasjonują (np. sprawy księgowe). Skorzystaj z portali: oferia.pl, zlecenia.przez.net i koniecznie zapytaj znajomych czy mogą kogoś polecić.

Dzieląc się częścią swoich zysków wyjdziesz na tym lepiej ponieważ będziesz mógł zabrać się za kolejne projekty. Gdyby nie delegowanie zadań osoby takie jak Steve Jobs, Larry Page i Bill Gates nigdy nie osiągnęły by swojej obecnej pozycji.

15. Grupuj zadania. Przejrzyj swoją listę zadań i zobacz, które z nich wymagają wyjścia z domu, a które możesz załatwić od ręki. Zorganizuj swój czas tak, aby zadania wymagające wyjścia rozwiązać za jednym razem. Pozałatwiaj sprawy na uczelni, w urzędach i innych instytucjach, w których odwlekasz swoją wizytę. Podobnie z zadaniami, które wymagają telefonowania.

Mam nadzieję, że podane tutaj wskazówki usprawnią Twoją pracę tak, jak usprawniły moją :)

Pozdrawiam i życzę cierpliwości!

Bartek Popiel prowadzi blog bartekpopiel.pl na którym pisze o produktywności i efektywnej nauce. Jest autorem darmowego ebooka “Jak wzbudzić i utrzymać motywację do działania”. Jeżeli chcesz regularnie dostawać artykuły z blogu Bartka zapisz się na subskrypcję.

Artykuły o podobnej tematyce:

• Jak się efektywnie uczyć?
• Zestaw ćwiczeń do wykonywania w domu i nie wymagający żadnych przyrządów
• Jak lepiej pracować z tekstem?
• Przygotuj się dzień wcześniej
• Żyjesz w takim świecie jakim chcesz go widzieć
• Jaki jest Twój „cel na dziś”?
• Zarządzanie własnym czasem

Dlaczego tak niewiele osób o tym wie? Ponieważ te skróty wcale nie są takie oczywiste i trudno je odkryć samemu. Większość stanowi karkołomne kombinacje SHIFT, CTRL i jeszcze kilku klawiszy. Np. aby wstawić grecką literę alfa trzeba nacisnąć CTRL+G, a następnie a.

Lista jest długa. Aby zapoznać się z nią bliżej wystarczy poszukać w Google „mathtype keyboard shortcuts” i używać do woli. Przy odrobinie wprawy wprowadza się wzory równie szybko jak zwyczajny tekst.

Artykuły o podobnej tematyce:

• Czy potrzebujemy jeszcze papieru?

Znalezione via Twitter.

Artykuły o podobnej tematyce:

• Jak wygląda pole magnetyczne?
• Nauka a społeczeństwo

• Niepraktykujący już niestety mistrz szachowy Josh Waitzkin stwierdził kiedyś, że nie da się przetrwać dwutygodniowego turnieju w stanie ciągłej gotowości i maksymalnej koncentracji. Plan dnia trzeba koniecznie przeplatać regularnymi odpoczynkami, albo sukcesy pozostaną jedynie w sferze marzeń. Dowiedz się więcej…
• Guru zarządzania Frederik Taylor przeprowadził eksperyment, którym pokazał, że jeden robotnik pracując w ciągu godziny przez 26 minut i odpoczywając przez pozostałe 34 minuty, w ciągu kilku godzin pracy był w stanie przerzucić prawie cztery razy więcej ton stali niż grupa ładowaczy pracujących bez przerwy! Dowiedz się więcej…
• Amerykański długodystansowiec Jeff Galloway (m.in. uczestnik niestety niesławnych Igrzysk Olimpijskich w 1972 roku w Monachium) w swojej książce “Marathon: You can do it!” cały podrozdział zatytułowany: “Walk breaks” przeznaczył na opisanie potrzeby robienia regularnych przerw podczas biegu. Według analiz, dwie minuty marszu po każdych ośmiu minutach biegu pozwalają organizmowi na stopniową regenerację i zmniejszają ogólne zmęczenie. Co więcej, poprawiają końcowy czas, ponieważ dzięki regularnym odpoczynkom można biec dużo szybciej w późniejszych etapach, gdy osoby nie odpoczywające zwykle nie mają już siły. Po czterech tygodniach odkąd wprowadziłem tę technikę na własnych treningach, mogę to zdecydowanie potwierdzić. Fragmenty książki (w tym w/w podrozdział) dostępne są dzięki Google Books.

Dlatego warto pójść po rozum do głowy i po prostu zrobić sobie przerwę. Nawet jeśli w danej chwili wydaje się, że nie ma takiej potrzeby.

Artykuły o podobnej tematyce:

• Sprawiedliwość, czyli zastanów się jak Ty byś postąpił w takiej sytuacji?
• Czas się zdrzemnąć
• Zarządzanie własnym czasem
• Ważne i pilne
• Od czego zacząć organizowanie się?

Trzy mity

Pouwerkerk

Kalendarz wcale nie jest mi do niczego potrzebny
Planowanie czegokolwiek o horyzoncie czasowym dłuższym niż dwa tygodnie, bez uporządkowanego kalendarza jest w zasadzie niemożliwe. Nie mówiąc już o tym, że pamięć ludzka jest generalnie dość zawodna. Po latach mogą z niej uciec nawet tak istotne terminy jak rocznica własnego ślubu! Lepiej zawczasu nauczyć się korzystać z podręcznej pomocy.

Ludzie sukcesu używają kalendarzy
Posiadanie kalendarza wypełnionego po brzegi terminami spotkań i wydarzeń wcale nie znaczy że dana osoba jest człowiekiem sukcesu, a jedynie że jest bardzo zajęta. Może wręcz oznaczać brak umiejętności zarządzaniem czasem! Warto o tym pamiętać, bo zwykle pierwszym błędem osób poważniej zainteresowanych lepszym zorganizowaniem się jest wypełnianie swojego kalendarza niejako na siłę, aby “poczuć się lepiej”. Nie o to chodzi.

Pusty kalendarz oznacza, że marnuję czas

Bywa, że przez całe tygodnie nie ma czego umieścić w kalendarzu (np. studenci w wakacje). To normalne. Po pierwsze: kalendarz to nie pamiętnik. Nie trzeba w nim umieszczać KAŻDEJ wykonywanej czynności. Po drugie: kalendarz służy do przechowywania informacji o wydarzeniach mających miejsce w konkretnym punkcie czasu w przyszłości. Jego zadaniem jest jedynie wspomaganie naszej pamięci. Bardzo wiele spraw bieżących zamiast w kalendarzu powinno znaleźć się na jakiejś podręcznej liście.

Słowo klucz to AUTOMATYZACJA

Ponieważ XXI wiek rozpoczął się już na dobre warto zaopatrzyć się w porządny elektroniczny kalendarz. Rezygnacja z papieru, poza oczywistymi aspektami ekologicznymi, przynosi szereg korzyści w tym tę najważniejszą: pozwala na automatyzację bardzo wielu rzeczy. Można naprawdę zdziwić się jak wiele elementów naszego życia regularnie się powtarza. Dobrze przygotowany “samoplanujący się” elektroniczny kalendarz może zaprowadzić porządek w zdezorganizowanym życiu niejednego człowieka.

Można skorzystać z jednej z trzech możliwości:

• samodzielny program na komputerze typu desktop lub na laptopie (np. MSOutlook, iCal lub Evolution) – zwykle są to rozbudowane kombajny do zarządzania informacją osobistą, zdolne do kompleksowej obsługi poczty elektronicznej, list zadań, a czasami zarządzania projektami.
• aplikacja webowa (np. Google Calendar).
• przenośny elektroniczny organizer lub wyposażony w kalendarz telefon nowej generacji (np. iPhone/iPod, Blackberry, PDA… i wiele wiele innych)

Ze swojej strony bardzo polecam korzystanie z Google Calendar, ponieważ potrafi on wysyłać (za darmo!) wiadomości SMS z informacjami o nadchodzących wydarzeniach. Korzystam z tej funkcji od dawna i możecie mi wierzyć, że jest ogromnie przydatna.

A najlepiej ze wszystkiego na raz, ponieważ wiele nowoczesnych urządzeń i programów pozwala synchronizować dane z innymi platformami (np. Google Calendar z MS Outlook lub z wieloma różnymi smartphone’ami i komórkami).

Co powinno się znaleźć w osobistym kalendarzu?

Zakładając sobie własny elektroniczny kalendarz, koniecznie umieść w nim niektóre, a może nawet wszystkie z poniższych wydarzeń. Wszystkie one odbywają się w miarę regularnie (co rok, co kwartał, 13-go każdego miesiąca, itp.) dlatego w każdym przypadku od razu ustawiaj opcję automatycznego planowania do przodu oraz wysyłania przypomnień (dzień, ewentualnie także tydzień wcześniej). Terminy regularnie się powtarzające zapamiętane raz, same będą o sobie w odpowiednim momencie przypominać w kolejnych tygodniach, miesiącach i latach. Po jednorazowym wprowadzeniu możesz przestać sobie zaprzątać nimi głowę. Zaliczają się do nich:

• wszystkie ważne rocznice, a więc urodziny, imieniny, rocznica ślubu itp.
• święta, a szczególnie dni wolne (Google Calendar potrafi wprowadzić daty wszystkich obchodzonych w Polsce świąt automatycznie)
• termin zapłaty rachunków (za prąd, gaz, wodę itp.)
• termin spłaty pożyczek (kredyty, raty itp.)
• termin zapłaty podatku za wieczyste użytkowanie gruntu
• dni wywozu śmieci (bardzo przydatne dla posiadaczy wolno stojących domów – pozwala nie zapomnieć o przygotowaniu pojemników)
• wizyta u lekarza (jak wszystko ok, to częściej niż raz w roku nie trzeba… zwykle i tak wysyła pracodawca)
• wizyta u dentysty (w zasadzie powinno się przynajmniej dwa razy w roku robić przegląd) (własna, współmałżonka, dzieci)
• wizyta u okulisty (własna, współmałżonka, dzieci)
• termin rozliczenia się z fiskusem
• przegląd samochodu
• wymiana oleju
• zmiana opon
• itp.

Kiedy te wszystkie częściej lub rzadziej powtarzające się, stanowiące znaczny fragment Twojego życia zdarzenia znajdą się już w kalendarzu, nagle okaże się że korzystanie z niego oraz regularne uzupełnianie jest bardzo proste, wręcz przyjemne. I wtedy nareszcie zacznie on spełniać swoją funkcję…

Co dalej?

Teraz pozostaje na bieżąco wprowadzać do kalendarza informacje o wydarzeniach jednorazowych. Należy to robić jak najszybciej po podjęciu decyzji/uzyskaniu odpowiedniej informacji. Zwykle dodanie nowego terminu zajmuje kilka, kilkanaście sekund. W rezultacie masz zagwarantowane, że już nigdy o niczym nie zapomnisz. Mogą to być na przykład:

• data ślubu na który zostałeś zaproszony
• wynegocjowany z pracodawcą termin urlopu
• koncert lub zawody sportowe, które odbędą się dopiero za pół roku
• termin wywiadówki szkolnej Twojej pociechy
• wszystkie znane terminy szkoleń, egzaminów i zaliczeń, nawet jeśli mają odbyć się na koniec semestru
• itp.

Jeśli będziesz wprowadzać nowe terminy regularnie i, powtórzę raz jeszcze, jak najszybciej po podjęciu decyzji, kalendarz stanie się Twoim najlepszym przyjacielem. Przyjacielem, który pomoże pamiętać, ale nie będzie dyktować co masz robić…

Artykuły o podobnej tematyce:

• Kosmiczny kalendarz NASA
• PIM na sterydach czyli Google + Outlook
• Zarządzanie własnym czasem
• Przygotuj się dzień wcześniej
• Ważne i pilne
• Eggtimer
• Czy potrzebujemy jeszcze papieru?

Zachęcam do obejrzenia!

Wybrane myśli…

“Zawsze możesz zarobić pieniądze, ale nikt nie odda Ci dwóch lat Twojego życia.”

“(…) bo jeśli to o czym mówię wniesie trochę humoru i zabawy w środowisko akademickie… cholera, już najwyższy czas! Jeśli nie chcesz się dobrze bawić, to po co to robić (przyp. uprawiać naukę). Naprawdę chciałbym to zrozumieć. Życie jest krótkie. Jeśli nie masz zamiaru się nim cieszyć…”

“Bycie człowiekiem sukcesu, nie oznacza, że potrafisz umiejętnie zarządzać własnym czasem. Umiejętne zarządzanie własnym czasem oznacza, że jesteś człowiekiem sukcesu.”

“Cele, priorytety i planowanie. Zawsze kiedy w Twoim życiu pojawi się coś nowego, musisz zadać sobie pytanie: ‘Ta rzecz, którą chciałbym robić… Po co, dlaczego chcę to zrobić?’ (…) ‘Co by było gdybym tego nie zrobił?’ (…) Praktycznie nikt ze znanych mi osób nie zaczyna od istoty sprawy, którą jest właściwy powód.”

“Jeśli chodzi o cele i planowanie, to wiele osób koncentruje się żeby robić wszystko właściwie. Uważam, że w koncentrowaniu się na robieniu rzeczy właściwie tkwi wielkie niebezpieczeństwo. O wiele ważniejsze jest skoncentrowanie się na robieniu właściwych rzeczy.”

“Doświadczenie przychodzi z czasem. Jest bardzo, bardzo cenne i nie można go zdobyć ‘na skróty’.”

“Umiejętność podejmowania właściwych decyzji wynika z doświadczenia, a doświadczenie wynika z podejmowania niewłaściwych decyzji.”

“Jeśli sprawy nie układają się najlepiej, to pewnie znaczy, że właśnie wiele się uczysz i będziesz później lepszy.”

“Zawsze możesz zmienić swój plan… pod warunkiem, że jakiś masz!”

“Jest takie stare powiedzenie: ‘Jeśli masz zjeść żabę, nie przyglądaj jej się zbyt długo. Jeśli masz zjeść trzy… nie zaczynaj od najmniejszej.’”

“Ludzie często mnie pytają, ‘Randy, a jak wygląda twoje biurko?’ Cóż… moja żona odpowiedziała by tak: ‘Tak wygląda (przyp. slajd 27) biurko Randy’ego… kiedy robi mu zdjęcie przed wykładem’.”

“Jednym z najważniejszych elementów jest przestrzeń (przyp. na ekranie komputera). Przekonałem się, że jestem w stanie ograniczyć się z trzech monitorów do dwóch, ale w żaden sposób nie mogę pracować na jednym. Ktoś kiedyś porównał to do sytuacji, kiedy człowiek przyzwyczajony do pracy przy wielkim biurku, próbuje zrobić to samo na rozkładanym stoliku w samolocie.”

“Kiedy chcę zakończyć przedłużająca rozmowę telefoniczną, chcę to zrobić jak najszybciej. Zwykle mówię: ‘Chciałbym porozmawiać dłużej, ale studenci na mnie czekają.’ Cóż, jestem profesorem… gdzieś muszą być jacyś czekający studenci!”

Więcej o autorze…

Więcej informacji na temat Randy’ego Pauscha można znaleźć na jego stronie internetowej oraz w Wikipedii.

Artykuły o podobnej tematyce:

• Lee Iacocca i zarządzanie własnym czasem
• Zarządzanie własnym czasem
• Zarządzanie a przewodzenie
• Zorganizuj się – Twój przyjaciel kalendarz
• Ważne i pilne
• Zastanów się jaki przykład dajesz innym
• Eggtimer

Co to jest PIM?

Zadaniem oprogramowania typu PIM, jest wspomaganie nas w codziennych zmaganiach z rzeczywistością. Pakiety tego typu zawierają przede wszystkim klienta poczty elektronicznej, kalendarz, bazę kontaktów oraz możliwość tworzenia listy zadań. Umiejętne korzystanie z takiego asystenta gwarantuje, że już nigdy nie zapomni się o niczyich urodzinach, imieninach lub rocznicy, ale także o sprawach bardziej przyziemnych, zakupach, telefonach do wykonania, sprawach do załatwienia. Wprawdzie osiągnięcie poziomu, kiedy korzystanie z PIMów pomaga, a nie przeszkadza w codziennych obowiązkach będzie wymagać samozaparcia, odrobiny praktyki oraz sporej dawki cierpliwości, ale końcowy rezultat bywa naprawdę imponujący (w tym lepsze zorganizowanie, ogólna produktywność oraz komfort psychiczny).

„Stacjonarnie” czy może „webowo”?

O ile w oprogramowaniu prym wiedzie MS Outlook, o tyle w tzw. aplikacjach webowych od pewnego czasu niepodzielnie królują aplikacje Google (przede wszystkim GMail i Google Calendar). Zaproponowane przez firmę z Mountain View rozwiązania są tak atrakcyjne, że po stosunkowo krótkim czasie korzystania z nich, wszystkie inne sieciowe propozycje wydają się mocno ograniczone, wręcz prymitywne. Mówiąc krótko Google, w znacznej mierze (ale nie tak całkowicie) przeniosło do sieci funkcjonalność normalnego oprogramowania uruchamianego na komputerze użytkownika docelowego. Oczywistą zaletą jest dostęp z dowolnego miejsca i komputera wyposażonego w sieć i przeglądarkę. Google udało się jednak zaproponować kilka rozwiązań, które spowodowały, że w pewnym momencie nawet taki zatwardziały konserwatysta jak ja zrezygnował z korzystania z „stacjonarnego” Outlooka. Nie udało mi się oprzeć takim atrakcjom jak darmowe wysyłanie na komórkę przypomnień o spotkaniach, albo możliwość podpięcia jednego z setek dedykowanych kalendarzy stworzonych przez innych użytkowników do swojego (np. jeśli ktoś stworzy kalendarz zawierający daty wszystkich meczów eliminacyjnych do Mistrzostw Świata w piłce nożnej, można go jednym kliknięciem dodać do swojego kalendarza i w ten sposób nie przegapić ani jednego spotkania), itp. Wszystko to wygodne, dość proste w obsłudze i konfiguracji, a przede wszystkim dostępne dla każdego. Nic dziwnego, że tysiące osób przerzuciło się na korzystanie z GMail i Google Calendar, co zresztą gorąco polecają najpopularniejsze anglojęzyczne blogi o organizacji i zarządzaniu własnym czasem (np. Leo Babauta w ZenHabits).

Rozwiązaniem idealnym byłaby wymiana informacji pomiędzy obydwiema platformami. Do niedawna jeszcze było to możliwe w bardzo ograniczonym zakresie. Na szczęście krok po kroku sytuacja ta ulega poprawie. Pojawiło się oprogramowanie umożliwiające synchronizację danych pomiędzy Outlookiem i serwerami Google. Do ideału rozwiązaniu temu jest jeszcze daleko, ale korzystając ze wspomnianych poniżej aplikacji, można już teraz odczuć komfort posiadania zintegrowanego z siecią osobistego systemu zarządzania czasem i informacją.

Synchronizacja

Aby w pełni skorzystać z możliwości obu środowisk synchronizacja informacji powinna obejmować pocztę elektoniczną, kalendarz oraz kontakty. Użytkownicy korporacyjni, od czerwca 2009, mają Google Apps Sync. My, zwyczajni domowi użytkownicy, na dzień dzisiejszy nie mamy możliwości skorzystania z tej opcji (poza tym wymaga Outlooka 2007, który niestety nie jest częścią pakietu Office 2007 dla Użytkowników Domowych). Tymczasem musi więc wystarczyć alternatywa, którą opisałem poniżej:

• Poczta elektroniczna – z tym jest najmniejszy problem, którego rozwiązanie ogranicza się do odpowiedniego skonfigurowania Outlooka. Aby jednak pełniej skorzystać z możliwości GMail, warto ustawić dostęp do poczty poprzez protokół IMAP. Będzie można wtedy w Outlooku posługiwać się etykietami/katalogami używanymi w GMail, co jak się szybko przekonacie jest bardzo wygodne i przydatne (choć trochę powolne). Tutaj można znaleźć pełny opis sposobu konfiguracji programu Outlook (i kilku innych).
• Kalendarz – z kalendarzem sprawa jest bardziej skomplikowana, ponieważ w tym wypadku niezbędne jest skorzystanie z zewnętrznego programu. Aplikacja ta nazywa się Google Calendar Sync. Po instalacji pracuje sobie w tle, wyświetlając jedynie ikonę w zasobniku systemowym (ang. system tray). W dowolnej chwili można uruchomić synchronizację kalendarzy lub ustawić co jaki okres czasu powinna być ona przeprowadzona automatycznie. Program jest bardzo mały i bardzo prosty. Poradzi sobie z nim nawet początkujący użytkownik. Pewną niedogodność stanowi fakt, że synchronizacji podlega jedynie podstawowy kalendarz użytkownika Google Calendar. Dla osób używających wielu kalendarzy jednocześnie, może to być istotny minus.
• Kontakty – ze wszystkich omawianych przypadków najwięcej kłopotów sprawia synchronizacja kontaktów, przede wszystkim dlatego, że służący do tego celu program GO Contact Sync jest nieco bardziej skomplikowany w obsłudze (ale bez przesady) i wymaga posiadania zainstalowanego .NET Framework. Również pracuje w tle, komunikując się za pomocą ikony w zasobniku. Znalazłem tę aplikację dzięki LifeHacker. Pozostawione tam komentarze nie zachęcają, ale po pierwsze wbrew niektórym opiniom program jednak działa dość dobrze i wykonuje swoje zadania, po drugie jak dotąd nie trafiłem na nic lepszego.

W praktyce…

Po prawie dwóch tygodniach testowania całego zestawu Gmail + Google Calendar + Outlook 2003 + Google Calendar Sync + GO Contact Sync, ogólne wrażenie mam dość dobre. Zaproponowane tu rozwiązanie pozwala wziąć to co najlepsze z obu środowisk, przez co ułatwia i usprawnia organizację informacji.

Obsługa obu dodatkowych pracujących w tle programików może być odrobinę kłopotliwa, ale już po tygodniu człowiek się przyzwyczaja i przestaje zwracać uwagę. Kalendarz w ogóle się nie odzywa i po prostu robi swoje. Synchronizacja kontaktów wymaga kliknięcia w okienko, ale tak naprawdę nie jest konieczna częściej niż raz w tygodniu. Jedyny kłopot sprawia tu tak naprawdę przypadłość GMail, który rejestruje w kontaktach adresatów wszystkich wysyłanych listów, nawet tych jednorazowych. Z tego względu, co jakiś czas wskazane jest robienie porządków, albo zrobi się większy bałagan, który poprzez synchronizację przeniesie się do Outlooka. Przyzwyczajenia się wymaga również korzystanie z poczty poprzez IMAP. Tutaj wiadomości nie są ściągane, a wszystkie operacje wykonywane są bezpośrednio na serwerze. Szczególnie dotknie to osób, które miały dotąd tylko do czynienia z najpopularniejszym protokołem POP3. Więcej o różnicach pomiędzy tymi protokołami można przeczytać tutaj.

Bezpieczeństwo…

W korzystaniu z aplikacji sieciowych, bardzo ważnym kryterium jest bezpieczeństwo informacji. Dlatego na koniec jeszcze rada, którą warto powtarzać wszystkim i wszędzie. Nigdy nie umieszczajcie online żadnych wrażliwych informacji osobistych typu: hasła, piny, kody, loginy do serwisów bankowych i żadnych innych.

Powodzenia w testowaniu…

Artykuły o podobnej tematyce:

• Zorganizuj się – Twój przyjaciel kalendarz
• Google przewiduje rozwój nauki
• Od czego zacząć organizowanie się?
• Zarządzanie własnym czasem
• Poranne uzależnienie
• Eggtimer
• Przygotuj się dzień wcześniej

Co to takiego?

Uogólniając zagadnienie, zarządzanie czasem sprowadza się do tego, aby w możliwie efektywny sposób wykorzystywać upływające nieubłaganie minuty. Ową efektywność można pojmować w różny sposób, głównie w zależności od tego czego właściwie chce się od życia…Zwykle, z osobistego punktu widzenia, rozumie się pod tym pojęciem lepszą organizację pracy, która w konsekwencji pozwala zrobić więcej szybciej, co przekłada się na dodatkowy czas dla siebie, bliskich oraz na robienie tego wzsystkiego co sprawia przyjemność.

To ostatnie właśnie najbardziej podoba mi się w książkach Stephena Covey’a, że przykłada on dużą wagę do często ignorowanej „ludzkiej strony” organizacji – sukces ma sens wtedy, kiedy można go dzielić z najbliższymi.

Aby osiągnąć tę wymarzoną „maksymalną efektywność”, trzeba po prostu robić rzeczy właściwe… takie, które będą stopniowo przybliżać nas do zamierzonego celu. Takie które będą rozwiązywać problemy w sposób długofalowy, zapobiegając powstawaniu kolejnych. Dlatego jakiekolwiek dywagacje na temat zarządzania własnym czasem trzeba rozpocząć od zastanowienia się co tak naprawdę jest istotne i co trzeba zrobić aby ów zamierzony istotny cel osiągnąć. Od rozważenia ile wysiłku będzie trzeba w to włożyć. Wszystko zaczyna się od właściwego określenia priorytetów. Dopiero gdy będziemy je znać, będziemy mogli stwierdzić co jest dla nas naprawdę ważne…

Ważne i pilne

Jak to się robi? Otóż każde zadanie, czynność lub działanie może być mniej lub bardziej…

• WAŻNE – wszystkie zadania, które przybliżają nas do osiągnięcia sukcesu – w zależności od tego jak go zdefiniowaliśmy i jak ustaliliśmy priorytety.
• PILNE – zadania lub sprawy, które wymuszają natychmiastową reakcję z naszej strony. Przeważnie są to nagłe wypadki lub nieoczekiwane zlecenia, związane z naszą pracą lub obecną sytuacją życiową. Wymagają odłożenia innych czynności i natychmiastowego zajęcia się nimi.

Gdybyśmy narysowali wykres na którym jedną oś stanowiłaby waga sprawy, a drugą jej pilność, otrzymalibyśmy poniższy wykres. Cztery ćwiartki, których każda opisuje fragment naszego życia – to jest właśnie kwadrat zarządzania własnym czasem.

Lewy górny fragment (ćwiartka I) dotyczy spraw, które są zarówno ważne jak i bardzo pilne. To jest główne źródło problemów oraz stresu i to niestety takiego od którego nie można się po prostu odciąć, bo związany jest z kluczowymi z naszego punktu widzenia sprawami. Wiszące terminy, nagłe wypadki, nieoczekiwane problemy i kryzysy. Wszystko co jest ważne i wymaga natychmiastowego działania. Z tym właśnie obszarem blisko związane jest określenie „zarządzanie kryzysowe”.

Prawy górny róg (ćwiartka 2) są to rzeczy ważne, ale takie, których pozytywnych efektów nie odczuje się od razu. To właśnie w tej części znajdują się najważniejsze zadania. Przykładem czynności, która jest ważna i jednocześnie niezbyt pilna jest np. codzienne uprawianie sportu, rzucenie palenia, systematyczna nauka i przygotowywanie się do zajęć, itp.

Lewy dolny fragment (ćwiartka 3) stanowią sprawy mniej istotne i nie prowadzące do założonego celu, ale z naszego punktu widzenia równie pilne. Osoby, które przez większość czasu mają do czynienia z natłokiem pilnych, ale niezbyt ważnych spraw (choć mogą na takie wyglądać), często są zmęczone, zestresowane, zdenerwowane i mają problemy ze snem. Ich praca przypomina ciągłą walkę i dominuje w niej chaos. Na dodatek cały ten wysiłek zdaje się prowadzić na manowce – nie przynosi żadnych przełomowych zmian na lepsze, a para idzie w gwizdek.

Jest jeszcze prawa dolna część (ćwiartka 4)… obszar czynności mało ważnych i niezbyt pilnych. Zwykle są to życiowe przyjemności, które zabierają tylko czas i dają złudne poczucie osiągnięcia czegoś, w rzeczywistości mało istotnego. Tutaj lądują dziesiątki godzin spędzanych przed komputerem na grach, długie wieczory przed telewizorem, ewentualnie po raz piąty tego samego filmu. Bezproduktywne spędzanie czasu…

Praktyczniej…

Większości sytuacji znajdujących się w pierwszej ćwiartce można zapobiec konsekwentnie realizując zadania należące do ćwiartki drugiej. Dokładnie tak… Uprawiając regularnie sport (ćwiartka 2), zmniejszasz ryzyko kontuzji lub nagłej choroby (ćwiartka 1). Regularnie przygotowując sie do zajęć (ćwiartka 2), zmniejszasz ryzyko oblania niezapowiedzianego testu lub kartkówki (ćwiartka 1). Ucząc się języka obcego (ćwiartka 2), będziesz w stanie porozumieć się kiedy staniesz twarzą w twarz z obcokrajowcem.
Konsekwentne realizowanie czynności ważnych, ale niezbyt pilnych prowadzi do spokojnego, ustabilizowanego życia, realizacji planów, osiągania celów. Do życia, w którym kryzysy i stresy pojawiają się sporadycznie i nie mają rozmiaru totalnych katastrof.

Wpływu trzeciej ćwiartki można świadomie uniknąć, ale nie jest to (przynajmniej na początku) takie proste. Klasycznym przykładem jest nagły telefon… nieprawdopodobnie trudno jest świadomie odrzucić połączenie podczas np. studiowania jakiegoś artykułu. To nic, że uczymy się właśnie na egzamin i nie chcemy się rozpraszać. Dzwoniący telefon (ktoś znajomy!) zawsze zdaje się być ważny i pilny (często tylko do momentu podniesienia słuchawki). Po prostu „trzeba” go odebrać! Niestety krótka wymiana zdań, czasami zmienia się w większą dyskusję, po zakończeniu której nie pamięta się już tak naprawdę o co chodziło w czytanym wcześniej artykule i trzeba zaczynać od początku. Czy to nie brzmi znajomo?

Nie warto całkowicie rezygnować z przyjemności. Czwarta ćwiartka też jest ważna i nie powinno się o niej całkowicie zapominać. To, że nadmiar telewizji szkodzi, nie znaczy, że od czasu do czasu nie możesz leniwie spędzić wieczoru z pilotem bezmyślnie przerzucając kanały. Zarywanie nocy na grach komputerowych nie jest dobrym pomysłem, ale od czasu do czasu jakaś porządna „strzelanka” lub ciekawa strategia mogą być cudownym lekiem dla zmęczonego, zestresowanego umysłu. Ale… jeżeli przyjemności ćwiartki czwartej odsuwają na dalszy plan lub całkowicie przesłaniają inne ważne sprawy, mające kluczowe znaczenie, to już nie jest dobrze. Tak jak z wszystkim innym – co za dużo to nie zdrowo.

Powyższy tekst to jedynie wierzchołek góry lodowej, dlatego polecam lekturę źródła:
Stephen Covey – First Things First (@Amazon) / Najpierw rzeczy najważniejsze (@Merlin)

Wpisując w Google „time management matrix” znajdziecie sporo innych poświęconych zarządzaniu czasem oraz kwadratowi zarządzania własnym czasem, zwykle w kontekście biznesu.

Warto też spojrzeć na artykuł Michała Pasterskiego poświęcony tej samej tematyce, a także inny Michała Toczyńskiego (@IThink).

Artykuły o podobnej tematyce:

• Randy Pausch o zarządzaniu czasem
• Zarządzanie własnym czasem
• Zarządzanie a przewodzenie
• Od czego zacząć organizowanie się?
• Zorganizuj się – Twój przyjaciel kalendarz
• Jaki jest Twój „cel na dziś”?
• PIM na sterydach czyli Google + Outlook

Odpoczywaj ZANIM się zmęczysz

Michael Massacre

Jako pierwsza doceniła znaczenie tej reguły armia. Po wielu próbach okazało się, że wojsko wykazuje dużo większą wytrzymałość jeśli w każdej godzinie marszu znajdzie się dziesięć minut odpoczynku. Po prostu: stop, plecaki zrzuć. Co z tego, że mogliby maszerować przez trzy godziny bez przerwy, skoro potem nie byliby zdolni ani do walki ani do jakichkolwiek innych zadań.

Ta sama zasada dotyczy też pracowników fizycznych. Frederick Taylor zaobserwował pracując w Bethlehem Steel Company, że pracownik poświęcający odpowiednio dużo czasu na odpoczynek jest w stanie wykonywać swoją pracę o wiele wydajniej. Brzmi to jak truizm, ale eksperyment, który Taylor przeprowadził zadziwił wszystkich. Na podstawie swoich obserwacji ustalił, że ekipa ładowaczy wrzucała na transportery średnio 12,5 tony żelaza na osobę i zanim wybiło południe była już całkowicie wykończona. Tymczasem wg obliczeń Taylora, ta sama ekipa powinna bez specjalnego zmęczenia być w stanie przerzucić 47 ton na osobę. Postanowił to udowodnić. Wybrał jednego pracownika (o nazwisku Schmidt), któremu kazał pracować wg wskazań stopera trzymanego przez drugiego wydającego polecenia: „Przenoś…”, „Usiądź i odpocznij…”, „Idź…”, „Odpocznij…”. Pracując tym systemem Schmidt bez problemu przenosił wskazane obliczeniami 47 ton żelaza. I teraz najciekawsze… w ciągu godziny faktyczną pracę wykonywał przez 26 minut, natomiast odpoczywał przez 34. Czyli w praktyce w ciągu dnia więcej odpoczywał niż pracował. Tymczasem jego praca była prawie cztery razy bardziej efektywna niż pozostałych pracowników.

Nawet krótka drzemka może zdziałać cuda…

Wiele się mówi o dobroczynnym działaniu drzemki (ewentualnie medytacji). Wiele znanych historycznych postaci uczyniło z niej stały element swojego dnia. Winston Churchill, który miał w zwyczaju pracować 17 godzin dziennie po lunchu spał przez godzinę, a po południu jeszcze dwie przed kolacją. W zasadzie nigdy nie musiał borykać się ze zmęczeniem, bo w zaadaptowanym przez siebie systemie nie miał czasu się zmęczyć. John D. Rockefeller miał zwyczaj ucinania sobie trzydziestominutowych drzemek w środku dnia. Jego asystenci mieli absolutny zakaz przeszkadzania. W ciągu tych trzydziestu minut, Rockefeller był całkowicie nieosiągalny, choćby nawet dzwonił sam prezydent Stanów Zjednoczonych. Warto dodać, że oprócz zgromadzenia ogromnej fortuny, regularnie odpoczywając Rockefeller dożył bardzo szacownego wieku – dziewięćdziesięciu ośmiu lat. Słynny wynalazca Thomas Edison miał zwyczaj odkładania wszystkiego i robienia sobie drzemki kiedy tylko odczuł taką potrzebę. Eleanor Roosevelt mawiała, że przed każdym większym spotkaniem i przemówieniem przez dwadzieścia minut siedziała w fotelu z zamkniętymi oczami celem oczyszczenia umysłu.

Sądzę, że tak duża ilość pozytywnych przykładów powinna uświadomić wielu (zwłaszcza w obecnych, zabieganych czasach), że co jak co, ale na odpoczynku nie warto oszczędzać…

Pozostaje tylko pytanie: czy można przekonać szefa, że dłużej odpoczywając, tak naprawdę ciężej pracujemy…?

Na podstawie Dale Carnegie – How to Stop Worrying and Start Living.

Artykuły o podobnej tematyce:

• Czy już czas przemyśleć internet na nowo?
• Zrób sobie przerwę nawet jeśli nie czujesz takiej potrzeby
• Lee Iacocca i zarządzanie własnym czasem
• Ważne i pilne
• Złap wiatr…
• Zarządzanie własnym czasem

„Umiejętność efektywnego wykorzystywania czasu jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu w biznesie i w każdej innej dziedzinie. Od czasów college’u pracuję ciężko w tygodniu, a weekendy rezerwuję dla rodziny. Oprócz sytuacji kryzysowych nigdy nie pracowałem w piątek po południu, w sobotę, ani w niedzielę. W niedzielę wieczorem podwyższam sobie poziom adrenaliny, planując cele do osiągnięcia w nadchodzącym tygodniu. (…)

Bogenfreund

Wciąż zadziwia mnie duża liczba ludzi mających problemy z trzymaniem się swoich własnych planów działania. Na przestrzeni lat przychodziło do mnie wielu dyrektorów, żeby powiedzieć z dumą w głosie: – Kurcze, w zeszłym roku pracowałem tak ciężko, że nie wziąłem urlopu. – Szczerze mówiąc nie ma czym się chwalić. Zawsze miałem ochotę im odpowiedzieć: – Ty durniu. Chcesz mi powiedzieć, że spoczywa na tobie odpowiedzialność za projekt wart 80 milionów, a nie potrafisz nawet zaplanować sobie dwóch tygodni na wyjazd z rodziną?

Jeśli chcecie prawidłowo wykorzystać czas, musicie ustalić priorytety i całkowicie się im podporządkować. To była następna lekcja (…). Nieraz miałem pięć godzin zajęć następnego dnia, w tym kolokwium. Nie chciałem wyjść na głupka, więc musiałem się przygotować. Każdy, kto chce rozwiązywać problemy w biznesie, musi stosunkowo wcześnie nauczyć się ustalania priorytetów. Oczywiście ich ramy czasowe mogą się różnić. W college’u musiałem zaplanować co chcę osiągnąć w jeden wieczór; w biznesie przez trzy miesiące do trzech lat.

Z doświadczenia wiem, że albo przyzwyczaisz się do tego typu pozytywnego myślenia już w młodości, albo nigdy. Ustalania celów i efektywnego wykorzystania czasu nie można się nauczyć w Harvard Business School. Uczelnia może dać ci wiele, ale sporo praktycznych umiejętności musisz w sobie rozwinąć sam.”

Na podstawie Lee Iacocca „Iacocca – Autobiografia” (wspólnie w Wiliamem Novakiem).

Artykuły o podobnej tematyce:

• Zarządzanie własnym czasem
• Zarządzanie a przewodzenie
• Randy Pausch o zarządzaniu czasem
• Czas się zdrzemnąć
• Jaki jest Twój „cel na dziś”?
• Zorganizuj się – Twój przyjaciel kalendarz
• Ważne i pilne