Archiwum dla kategorii: organizacja

Od czego zacząć organizowanie się?

kwiecień 13, 2008 @ 10:05 przed południem
Należy do kategorii: organizacja   Tags: ,

W bibliotece

Moleskine by eston

Nie tak trudno odnaleźć dobre poradniki na temat zarządzania własnym czasem (choćby słynny Get Things Done, Davida Allena), albo o wiele prostszy i bardziej przystępny dla początkujących Zen to Done autorstwa Leo Babauta. Problem w tym, że wprowadzenie u siebie tego typu systemów zarządzania i organizacji pracy bywa dosyć skomplikowane, wymaga czasu i sporego zaangażowania (do czarnego pasa w GTD podobno dochodzi się w dwa lata). Wiele osób dość szybko się zniechęca, ponieważ wprowadzane zmiany i ułatwienia, zwykle przysparzają więcej kłopotów niż praca, którą miały nam ułatwić. W efekcie zamiast mieć więcej czasu jest go mniej i misterny plan zorganizowania się rozsypuje się jak domek z kart.

Poniżej dla najbardziej niezorganizowanych przedstawiam sposób na postawienie pierwszy krok na drodze do ładu i porządku. Cztery punkty, które pomogą okiełznać chaos. Warto spróbować przez miesiąc stopniowo wdrażać poniższe czynności, a wymierne korzyści staną się odczuwalne szybciej niż można by się spodziewać.

1. Zarezerwuj trochę czasu po południu na przygotowanie planu na dzień kolejny oraz poranek na jego szybkie przeanalizowanie.
Dobre jest zastanowić się naprzód co właściwie jest do zrobienia. Zbudowanie listy spraw na kolejny dzień może zaowocować ich optymalizacją (np. skoro pewne rzeczy można załatwić w jednym budynku nie trzeba tam chodzi wielokrotnie, można wszystko załatwić za jednym podejściem). Przygotowując listę wieczorem możemy o czymś zapomnieć, dlatego dobrze jest przejrzeć ją ponownie rano (robię to zwykle przy porannej kawie) dysponując świeżym wypoczętym umysłem i wprowadzić ewentualne poprawki.

2. Zminimalizuj ilość kanałów napływu informacji.
Trudno opanować przepływ informacji, jeżeli jesteśmy nimi zalewani z wielu różnych stron, dlatego pierwszym krokiem na drodze do przezwyciężenia chaosu powinno być ograniczenie ilości źródeł informacji. Dlatego:

  • rób wszystkie notatki w jednym podręcznym notesie opatrując każdy wpis datą - koniec ze stosem małych kartek pałętających się po wszystkich zakamarkach,
  • przygotuj sobie jedno osobne miejsce (pojemnik, szufladę itp.) na wszystkie papierowe dokumenty które lądują na Twoim biurku,
  • skonfiguruj jeden program pocztowy (lub skrzynkę, np. Gmail) tak, aby odbierał pocztę ze wszystkich pozostałych skrzynek,
  • załóż sobie jeden specjalny folder w którym będą lądować wszystkie nowe pliki jakie pojawią się w Twoim komputerze,
  • jeżeli musisz systematycznie (np. codziennie rano) sprawdzać informacje na określonych stronach internetowych załóż sobie jeden osobny katalog linków w ulubionych zawierający adresy tych stron. A najlepiej tam gdzie to możliwe korzystaj z agregatora RSS.

3. Stosuj zasadę dwóch minut.
Wspominałem już o tej zasadzie przy okazji pisania o optymalizacji korzystania z poczty elektronicznej. Generalnie, jeśli jakiś rozwiązanie problemu lub wykonanie zadania zajmuje mniej niż dwie minuty, należy zrobić to natychmiast. Dzięki temu unika się nagromadzenia drobnych spraw odciążając umysł i umożliwiając mu zajęcie się bardziej absorbującymi problemami.

4. Każdy śmieć od razu eliminuj ze swojego otoczenia.
Masz na biurku starą fakturę lub rachunek sprzed dwóch lat? Nie przechowuj go tylko od razu wyrzuć (uwaga na dane osobowe!). To samo dotyczy reklamówek, starych zdezaktualizowanych notatek itp. Dobrym pomysłem jest wprowadzenie jakiejś metody zarządzania obiegiem papieru, a nawet wyeliminowanie papieru tam gdzie jest niepotrzebny. Ale śmieć to nie tylko papier. To także niepotrzebne maile, załączniki, stare pliki. Jeżeli coś jest już przedawnionym śmieciem, od razu eliminuj to ze swojego otoczenia. Bardzo szybko okaże się, że ogarnięcie wszystkiego dookoła nie jest tak trudne jak mogło by się wydawać.

Kolejne zmiany należy wprowadzać konsekwentnie, ale stopniowo. Postęp, poczucie większej kontroli oraz dodatkowy wolny czas na inne rzeczy (np. hobby), wpływają pozytywnie na samopoczucie, obniżają poziom stresu oraz motywują do dalszych kroków w stronę lepszej organizacji pracy.

Bez względu na wszystko najważniejsze są efekty pracy. To one zapewniają środki do życia. Jeżeli czujesz, że wprowadzane zmiany bardziej szkodzą niż pomagają – zwolnij, ale nie rezygnuj. Najważniejsze to podjąć decyzję, postawić pierwszy krok i dążyć do celu z determinacją. W dłuższej perspektywie jest to ścieżka do sukcesu.

Subskrybuj RSS       dodajdo  Dodaj do Wykop, Gwar, Woomer...               Komentarze

Czy potrzebujemy jeszcze papieru?

marzec 20, 2008 @ 7:24 przed południem
Należy do kategorii: organizacja   

Recycling Paper

Recycling paper by Lisa Batty

Papierowe dokumenty towarzyszą nam właściwie wszędzie i codziennie. Co miesiąc dziesiątki nowych kartek trafia do skrzynek pocztowych każdego z nas, skąd migruje do naszych domów – do szafek, na półki, do szuflad. Niestety, znaczna część tej makulatury to rzeczy, które po jednorazowym przeczytaniu można śmiało wyrzucić. Ale nie… wiele osób skrupulatnie chomikuje rozmaite papiery, będąc święcie przekonanymi, że jeszcze kiedyś do nich zajrzy lub w inny sposób wykorzysta.

Najwyższy czas (czas wiosennych porządków) zrobić skrupulatny przegląd domowych papierzysk i pozbyć się tego co zbędne…
Czy te wszystkie gazety (nawet te sprzed miesiąca) są jeszcze potrzebne? A przedawnione rachunki? Wyciągi z rachunków bankowych (przecież dostęp elektroniczny pozwala na wydruk historii konta w każdym momencie)? Koperty po rachunkach? Wydruki z bankomatów? Wyblakłe ze starości paragony ze sklepów? Reklamówki i katalogi ze supermarketów?
W przypadku nauczycieli i wykładowców… będą to też stare projekty, kartkówki, sprawozdania studentów sprzed dwóch, trzech i więcej lat (w tym przez takich, którzy już dawno temu studia pokończyli)?

Mowa jest o olbrzymich wręcz ilościach papieru i przedawnionej informacji, która nikomu już się nie przysłuży dlatego najwyższy czas się jej pozbyć.

Co możesz zrobić: Rozejrzyj się uważnie w swoim otoczeniu. Czy zgromadziłeś/zgromadziłaś jakieś całkowicie niepotrzebne już papiery/dokumenty? Jeśli tak i jeśli masz całkowitą pewność, że ani Ty ani nikt inny nie będzie miał z nich żadnego pożytku – do kosza (w miarę możliwości do specjalnego pojemnika na papier) lub daj dzieciakom, niech przekażą na makulaturę i jeszcze sobie trochę na tym zarobią!

A co gdyby w tym roku, przy okazji wiosennych porządków, posunąć się jeszcze dalej i tam gdzie to możliwe całkowicie wyeliminować potrzebę korzystania z papieru?

W przypadku technologicznie i administracyjnie bardziej zaawansowanych krajów np. USA, papier powoli staje się przeżytkiem (czego dowodzi choćby artykuł w jednym z lutowych numerów New York Times). Nam Polakom jeszcze do tego wiele brakuje, ponieważ dokument elektroniczny nie ma jeszcze takiego znaczenia jak papierowy. Nie znaczy to jednak, że tam gdzie to tylko możliwe, nie możemy skorzystać z doświadczeń amerykanów.
Aby choćby częściowo przenieść się do świata cyfrowej informacji i ograniczyć ilość papieru zalegającego w naszych domach możemy przykładowo:

  • odnaleźć w internecie instrukcje do posiadanych urządzeń domowych przygotowane w formacie PDF - po co trzymać te wszystkie książeczki do telewizora, dvd, komputera, lodówki, pralki itp. Większość firm publikuje wersje elektroniczne, których przechowywanie jest o wiele wygodniejsze. W najprostszym przypadku będzie to link w ulubionych w przeglądarce.
  • fotografować ulotki lub wybrane strony z katalogów - spodobał Ci się jakiś produkt w katalogu? Zrób zdjęcie wybranej strony aparatem cyfrowym lub komórką, a resztę wyrzuć jako niepotrzebny śmieć.
  • wszystko i zawsze drukować obustronnie i jeśli można 2 strony na jednej A4 - szczególnie dotyczy to tekstów do jednorazowego przeczytania. Nie zapomnij też o zmniejszeniu marginesów!
  • zainwestować w skaner - jeśli już musisz przechować jakiś dokument (artykuł z gazety itp.) skanuj i przechowuj go na płycie. Rozwiązanie takie nie dość, że pozwala zaoszczędzić sporo miejsca, to jeszcze dzięki możliwościom oferowanym przez nowoczesne programy do rozpoznawania tekstu (OCR) pozwala przeszukiwać zeskanowane papiery pod kątem wybranych informacji.

Trzeba też pamiętać, że pewne rzeczy w domowym archiwum powinny zawsze pozostawać w wersji papierowej, w tym m.in.: zeznania podatkowe, umowy bankowe, dokumentacja kredytowa, wyniki badań lekarskich i inne ważne dokumenty. Ale myślę, że to jest dla wszystkich zupełnie oczywiste.

Warto także rzucić okiem na:
Going paperless (@Unclutterer)
Environmentally friendly uncluttering — From Planet Green (@Unclutterer)
Green Your Home Office (@Planet Green)

Subskrybuj RSS       dodajdo  Dodaj do Wykop, Gwar, Woomer...               Komentarze

Kto rano wstaje…

marzec 15, 2008 @ 1:57 po południu
Należy do kategorii: organizacja   Tags: , ,

Morning Run

Morning Run by Amanda H&K

Kilka prostych i sprawdzonych sposobów na to, aby poradzić sobie z rozespaniem i szybko naładować baterie na cały dzień.

Najpierw małe przygotowanie…

-2. Przygotuj się dzień wcześniej
Najwięcej stresu bierze się z porannego pośpiechu. Czy nie byłoby łatwiej przygotować sobie to co niezbędne wieczorem, np. ubranie?

-1. Kładź się spać odpowiednio wcześnie
Przede wszystkim kładź się do łóżka, kiedy jesteś zmęczony. Nie próbuj z tym walczyć, bo to nie przynosi niczego dobrego.
Czasem możesz mieć problem z zaśnięciem (na przykład jeśli położysz się zbyt wcześnie). W takich sytuacjach świetnie sprawdza się szklanka ciepłego mleka i książka do poduszki. W każdym razie przed snem powinieneś próbować się uspokoić i wyciszyć.

Natomiast rano…

1. Wstawaj o tej samej porze.
Zaprogramuj się na wstawanie o tej samej godzinie. Kiedy organizm się już przyzwyczai, będzie się budził sam. Zaczniesz wstawać rześko i w dobrym humorze. Jeśli możesz, wstawaj jak najwcześniej. Jest wiele rzeczy, które możesz zrobić rano o ile tylko dasz sobie trochę czasu, choćby niektóre z wymienionych poniżej. Jak masz problemy z pobudką, wykorzystaj jedno z najbardziej okrutnych narzędzi wymyślonych przez człowieka - budzik. Bądź konsekwentny, a po pewnym czasie nie będziesz go już potrzebować.

2. Weź prysznic!
…albo chociaż umyj głowę. Szybko orzeźwia i działa praktycznie za każdym razem! Tylko nie wolno przesadzić z temperaturą wody, bo zbyt ciepła potrafi wysłać ekspresem do łóżka zamiast do pracy.

3. Posłuchaj muzyki!
Wrocławianom polecam poranne audycje w Radio RAM. Posłuchajcie to sami szybko przekonacie się dlaczego.

4. Ćwicz!
Szybka poranna rozgrzewka może zdziałać cuda (np. brzuszki, pompki oraz koniecznie przysiady - bardzo pobudzają krążenie). Jak przyjdzie wiosna i trochę dłuższe dni, spróbuj rano biegać. Osobiście uważam, że nie ma nic piękniejszego i bardziej pobudzającego do życia niż wschód słońca. O walorach zdrowotnych nie wspominając.
W ubiegłym tygodniu w dodatku Health w New York Times, był ciekawy artykuł na temat pompek.

5. Rozciągaj się!
Rozciąganie w naturalny sposób dostarczy energii do Twoich zaspanych, odleżanych członków. Poza tym powszechnie wiadomo, że amatorzy Jogi zwykle dożywają sędziwego wieku. Zrób to dla swojego zdrowia.

6. Zjedz PORZĄDNE śniadanie!
Nie bez powodu śniadanie to najważniejszy posiłek dnia! Zapewnia Ci energię potrzebną do normalnego funkcjonowania. Prawie każdy obiekt, najwięcej energii zużywa na rozruch. Ty również! Więc koniec z zapominaniem o śniadaniu, tudzież zagryzaniem wczorajszej pizzy lub resztek z kolacji! Polecam michę płatków z mlekiem!

7. Napij się zielonej herbaty lub kawy.
Tylko nie przesadzaj, bo badania potwierdzają, że kofeina może w pewnym stopniu uzależniać. Z drugiej strony czy jest coś bardziej przyjemnego od zapachu świeżo zaparzonej kawy? Warto też wiedzieć, że zielona herbata zawiera antyutleniacze (a więc ma znaczący wkład w procesie oczyszczania organizmu z substancji toksycznych i wolnych rodników).

8. Postaraj się wypić przynajmniej szklankę wody.
Po prostu. O tym jak ważne dla organizmu jest regularne uzupełnianie płynów - picie wody wspominałem tutaj.

Dobry start pozwoli Ci osiągnąć odpowiednie momentum, dzięki któremu cały Twój dzień może wyglądać zupełnie inaczej.

Pamiętaj tylko aby:

  • zastanowić się czy to aby na pewno jest dobry pomysł - to, że ktoś na blogach wychwala zalety porannego wstawania, nie oznacza, że taki tryb życia jest odpowiedni dla Ciebie. Zanim zaczniesz eksperymentować, zastanów się czy na pewno tego chcesz i jakie bedziesz mieć z tego korzyści.
  • upewnić się, że masz dobry powód - jednoznacznie powiedz sobie “po co to wszystko”. Dla mnie celem na najbliższe miesiące jest poranne bieganie, które zwykle zajmuje 20-30 minut + jeszcze 10 na prysznic. A co jest Twoim?
  • nie wprowadzać drastycznych zmian w swoim normalnym cyklu dnia - jeśli funkcjonujesz systemem studenckim, czyli kładziesz się spać o trzeciej nad ranem i wstajesz o jedenastej, nie spodziewaj się, że jutro zaśniesz o dziesiątej wieczorem i wstaniesz rześko o szóstej. Zaplanuj stopniową zmianę, która potrwa przynajmniej kilka tygodni. Możesz być pewien, że czeka cię wiele nieprzespanych nocy i półprzytomnych poranków. Konsekwentna realizacja planu, pozwoli osiągnąć cel.

Więcej na temat porannego wstawania i ćwiczeń można przeczytać w:
11 Great Ways to Start Your Day (@Ririan Project)
How to become an Early Riser (@StevePavlina)
How to become an Early Riser - Part II (@StevePavlina)
10 Benefits of Rising Early, and How to Do It. (@ZenHabits)
How I Become an Early Riser (@ZenHabits)

A także:
Jak przestawić się na wczesne wstawanie? (@2minuty.pl)

Uzupełnienie 17/03/2008:
Kilka dni temu na blogu Gretchen Rubin Happiness Project pojawił sie wpis o zbliżonej tematyce. Sporo w nim prawdy, przedstawionej w ciekawym ujęciu.
YOUR Happiness Project: This week: Improve your morning (@Happiness Project)

Subskrybuj RSS       dodajdo  Dodaj do Wykop, Gwar, Woomer...               Komentarze

Wymarzone miejsce do pracy

listopad 22, 2007 @ 9:35 przed południem
Należy do kategorii: organizacja   Tags:

Idealne miejsce pracy powinno być schludne i zorganizowane. Powinny znajdować się tu tylko te elementy, które pomagają Ci w pracy oraz ułatwiają koncentrację. Warto przyjrzeć się własnemu biurku i od czasu do czasu zrobić porządek lub dokonać małej reorganizacji.

My workspace

My workspace by patrickmarsceill

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci dojść do ładu z Twoim własnym biurkiem, nad którymi niekoniecznie jak dotąd się zastanawiałeś. Chcesz spróbować?

Zapewnij sobie odpowiednią ilość naturalnego światła oraz świeżego powietrza.
Naturalne światło jest niezbędne do normalnego funkcjonowania. Jego brak wzmaga poczucie niepokoju, przyśpiesza zmęczenie i ogólne znużenie. Dlatego tak źle czujemy się podczas krótkich, szarych, jesienno-zimowych dni. Tlen również odgrywa ważną rolę. Jeśli pracujesz w budynku wyposażonym w system wymuszonego obiegu powietrza, postaraj się kilka razy w ciągu dnia wychodzić na dwór się dotlenić.

Ogranicz liczbę gadżetów do minimum.
Zdjęcia najbliższych, pamiątki z wyjazdów, dzisiejsza gazeta… wszystko to stanowi normalny element biura, ale czy musi w każdym momencie znajdować się w zasięgu Twojego wzroku? Elementy z którymi jesteś związany emocjonalnie, zwykle bardzo rozpraszają. Jeśli odczuwasz potrzebę spoglądania co jakiś czas na fotografię ukochanej osoby, umieść ją poza normalnym obszarem widzenia, tak abyś spoglądają na ekran komputera lub dokumenty przed sobą nie widział jej nawet kątem oka. Możesz spoglądać na nią kiedy tylko zechcesz (świadomie), ale usunięcie jej z pola widzenia spowoduje że podczas pracy Twój mózg nie będzie jej podświadomie rejestrował - a przez to się rozpraszał. Takie gadżety mogą też znajdować się w Twoim komputerze, np. zdjęcie z wakacji na pulpicie, Skype lub Gadu-Gadu uruchomiony w tle, itp…

Utrzymuj ład i porządek.
Koniecznie zerwij z zasadą: “przewróciło się - niech leży”. Każdy przedmiot ma swoje miejsce, więc niech tam się znajdzie. Jeśli akurat znajduje się na Twoim biurku, to znaczy, że albo jest tu tymczasowo, albo nie powinno być go tu wcale. Śmieci najlepiej wyrzuć od razu. Książki odłóż na półkę. Akcesoria biurowe z których nie korzystasz zbyt często powinny znajdować się w szufladach, a nie na blacie (zszywacz, dziurkacz, kalkulator, pieczątki). To samo dotyczy pulpitu Twojego komputera. Zobacz, czy te wszystkie pliki i skróty naprawdę są Ci potrzebne.

Twoim celem powinna być prostota, prostota i jeszcze raz prostota. W schludnym i poukładanym otoczeniu, Twój mózg będzie pracował efektywniej i mniej się męczył. O wiele łatwiej będziesz się koncentrować, a nauka i praca staną się prostsze i przyjemniejsze.

Subskrybuj RSS       dodajdo  Dodaj do Wykop, Gwar, Woomer...               Komentarze

Reguła Pareto

listopad 6, 2007 @ 7:21 po południu
Należy do kategorii: organizacja, rozwój osobisty   Tags:

Przeglądając różne publikacje poświęcone biznesowi lub rozwojowi intelektualnemu, co chwilę napotykam odniesienia do Reguły Pareto. Nazwa pochodzi od nazwiska włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto. Poniważ przewija się ona, niczym Prawa Murphy’ego w naszym codziennym życiu, dlatego sądzę, że warto ją odrobinę przybliżyć.

Reguła Pareto, nazywana także Regułą 80/20 lub Prawem Istotnej Mniejszości, mówi nam, że 80% konsekwencji wynikających z podejmowanych czynności, wynika z 20% tych czynności. Pareto, od którego nazwiska pochodzi nazwa, zauważył, że 80% przychodu Włoch jest generowane przez 20% populacji kraju. Szybko okazało się, że stosunek ten doskonale oddaje wiele innych współzależności.
Przykładowe dziedziny…

produktywność pracowników - 80% efektów osiąganych przez przedsiębiorstwo, wynika z 20% działań podejmowanych przez jego pracowników,
sprzedaż produktów - 80% przychodu, pochodzi od 20% klientów,
wychowanie młodzieży - 80% problemów, sprawianych jest przez 20% uczniów,
itp.

Oczywiście wartości te rzadko będą wynosić dokładnie 80 i 20, ale zauważalny jest ogólny trend. Dlatego Reguła Pareto znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z organizacją i optymalizacją różnych operacji (w tym w inżynierii jakości).

    Inne wpisy o podobnej tematyce
  • Brak.

Subskrybuj RSS       dodajdo  Dodaj do Wykop, Gwar, Woomer...               Komentarze

Przygotuj się dzień wcześniej

październik 22, 2007 @ 3:43 po południu
Należy do kategorii: organizacja   Tags:

Czasem poranki potrafią być trudne. Mało czasu, niewyspanie, lub co gorsza zaspanie…
Dlatego dobrze jest zastosować prostą sztuczkę, która niejednemu potrafi odmienić życie (i pozwoli pospać trochę dłużej), a mianowicie przygotować sobie wszystko wieczorem przed pójściem spać.

Oto kilka czynności, które zwykle dobrze jest zrobić dzień wcześniej:

1. Przygotuj sobie ubranie na następny dzień (wyjmij, wyprasuj itp.). Nie zapomnij tylko sprawdzić jaka będzie pogoda.
2. Wypastuj obuwie.
3. Spakuj rzeczy które zabierasz do pracy/szkoły.
4. Sprawdź i ewentualnie uzupełnij kalendarz/plan dnia.
5. Sprawdź i ewentualnie uzupełnij listę zadań do wykonania.
6. Nastaw budzik.
7. Posprzątaj po kolacji…!
8. Naładuj komórkę.
9. Napisz sobie prywatne maile, aby móc je potem wysłać z pracy (jeśli nie masz w domu dostępu do sieci).
…itd.

Stosując się do powyższych zaleceń można dodać sobie nawet pół godziny więcej porannego leniuchowania oraz ograniczyć poranny stres (pośpiech, nerwy, zapominalstwo…). Gra jest warta świeczki i naprawdę nie wiadomo dlaczego tak niewiele osób robi to wszystko.

Subskrybuj RSS       dodajdo  Dodaj do Wykop, Gwar, Woomer...               Komentarze


« Poprzednie wpisy