Zorganizuj się – Twój przyjaciel kalendarz

19 września 2009

Kategoria: organizacja Tagi: produktywność, zarządzanie czasem

Głównym problemem związanym z korzystaniem z kalendarza (i jednocześnie powodem, dlaczego przez wiele lat praktycznie nie korzystałem z takowego) jest to, że kalendarz trzeba naprawdę konsekwentnie prowadzić. Trzeba poświęcać mu czas. Regularnie uzupełniać i sprawdzać. Prezes ma od tego asystentów. Zwykły człowiek albo robi wszystko ręcznie, albo daje sobie spokój, gdy zobaczy, że zabawa z kalendarzem zabiera mu więcej czasu niż realizacja zaplanowanych w nim zadań. Na szczęście dzięki rozwojowi technologii mamy to już za sobą. Współczesny kalendarz może być tak inteligentny jak tego zechcesz – większość regularnie powtarzających się wydarzeń może przewidzieć i zaplanować za Ciebie, a kiedy przyjdzie właściwy czas… przypomni.

Trzy mity

Pouwerkerk

Kalendarz wcale nie jest mi do niczego potrzebny
Planowanie czegokolwiek o horyzoncie czasowym dłuższym niż dwa tygodnie, bez uporządkowanego kalendarza jest w zasadzie niemożliwe. Nie mówiąc już o tym, że pamięć ludzka jest generalnie dość zawodna. Po latach mogą z niej uciec nawet tak istotne terminy jak rocznica własnego ślubu! Lepiej zawczasu nauczyć się korzystać z podręcznej pomocy.

Ludzie sukcesu używają kalendarzy
Posiadanie kalendarza wypełnionego po brzegi terminami spotkań i wydarzeń wcale nie znaczy że dana osoba jest człowiekiem sukcesu, a jedynie że jest bardzo zajęta. Może wręcz oznaczać brak umiejętności zarządzaniem czasem! Warto o tym pamiętać, bo zwykle pierwszym błędem osób poważniej zainteresowanych lepszym zorganizowaniem się jest wypełnianie swojego kalendarza niejako na siłę, aby “poczuć się lepiej”. Nie o to chodzi.

Pusty kalendarz oznacza, że marnuję czas

Bywa, że przez całe tygodnie nie ma czego umieścić w kalendarzu (np. studenci w wakacje). To normalne. Po pierwsze: kalendarz to nie pamiętnik. Nie trzeba w nim umieszczać KAŻDEJ wykonywanej czynności. Po drugie: kalendarz służy do przechowywania informacji o wydarzeniach mających miejsce w konkretnym punkcie czasu w przyszłości. Jego zadaniem jest jedynie wspomaganie naszej pamięci. Bardzo wiele spraw bieżących zamiast w kalendarzu powinno znaleźć się na jakiejś podręcznej liście.

Słowo klucz to AUTOMATYZACJA

Ponieważ XXI wiek rozpoczął się już na dobre warto zaopatrzyć się w porządny elektroniczny kalendarz. Rezygnacja z papieru, poza oczywistymi aspektami ekologicznymi, przynosi szereg korzyści w tym tę najważniejszą: pozwala na automatyzację bardzo wielu rzeczy. Można naprawdę zdziwić się jak wiele elementów naszego życia regularnie się powtarza. Dobrze przygotowany “samoplanujący się” elektroniczny kalendarz może zaprowadzić porządek w zdezorganizowanym życiu niejednego człowieka.

Można skorzystać z jednej z trzech możliwości:

samodzielny program na komputerze typu desktop lub na laptopie (np. MSOutlook, iCal lub Evolution) – zwykle są to rozbudowane kombajny do zarządzania informacją osobistą, zdolne do kompleksowej obsługi poczty elektronicznej, list zadań, a czasami zarządzania projektami.
aplikacja webowa (np. Google Calendar).
przenośny elektroniczny organizer lub wyposażony w kalendarz telefon nowej generacji (np. iPhone/iPod, Blackberry, PDA… i wiele wiele innych)

Ze swojej strony bardzo polecam korzystanie z Google Calendar, ponieważ potrafi on wysyłać (za darmo!) wiadomości SMS z informacjami o nadchodzących wydarzeniach. Korzystam z tej funkcji od dawna i możecie mi wierzyć, że jest ogromnie przydatna.

A najlepiej ze wszystkiego na raz, ponieważ wiele nowoczesnych urządzeń i programów pozwala synchronizować dane z innymi platformami (np. Google Calendar z MS Outlook lub z wieloma różnymi smartphone’ami i komórkami).

Co powinno się znaleźć w osobistym kalendarzu?

Zakładając sobie własny elektroniczny kalendarz, koniecznie umieść w nim niektóre, a może nawet wszystkie z poniższych wydarzeń. Wszystkie one odbywają się w miarę regularnie (co rok, co kwartał, 13-go każdego miesiąca, itp.) dlatego w każdym przypadku od razu ustawiaj opcję automatycznego planowania do przodu oraz wysyłania przypomnień (dzień, ewentualnie także tydzień wcześniej). Terminy regularnie się powtarzające zapamiętane raz, same będą o sobie w odpowiednim momencie przypominać w kolejnych tygodniach, miesiącach i latach. Po jednorazowym wprowadzeniu możesz przestać sobie zaprzątać nimi głowę. Zaliczają się do nich:

wszystkie ważne rocznice, a więc urodziny, imieniny, rocznica ślubu itp.
święta, a szczególnie dni wolne (Google Calendar potrafi wprowadzić daty wszystkich obchodzonych w Polsce świąt automatycznie)
termin zapłaty rachunków (za prąd, gaz, wodę itp.)
termin spłaty pożyczek (kredyty, raty itp.)
termin zapłaty podatku za wieczyste użytkowanie gruntu
dni wywozu śmieci (bardzo przydatne dla posiadaczy wolno stojących domów – pozwala nie zapomnieć o przygotowaniu pojemników)
wizyta u lekarza (jak wszystko ok, to częściej niż raz w roku nie trzeba… zwykle i tak wysyła pracodawca)
wizyta u dentysty (w zasadzie powinno się przynajmniej dwa razy w roku robić przegląd) (własna, współmałżonka, dzieci)
wizyta u okulisty (własna, współmałżonka, dzieci)
termin rozliczenia się z fiskusem
przegląd samochodu
wymiana oleju
zmiana opon
itp.

Kiedy te wszystkie częściej lub rzadziej powtarzające się, stanowiące znaczny fragment Twojego życia zdarzenia znajdą się już w kalendarzu, nagle okaże się że korzystanie z niego oraz regularne uzupełnianie jest bardzo proste, wręcz przyjemne. I wtedy nareszcie zacznie on spełniać swoją funkcję…

Co dalej?

Teraz pozostaje na bieżąco wprowadzać do kalendarza informacje o wydarzeniach jednorazowych. Należy to robić jak najszybciej po podjęciu decyzji/uzyskaniu odpowiedniej informacji. Zwykle dodanie nowego terminu zajmuje kilka, kilkanaście sekund. W rezultacie masz zagwarantowane, że już nigdy o niczym nie zapomnisz. Mogą to być na przykład:

data ślubu na który zostałeś zaproszony
wynegocjowany z pracodawcą termin urlopu
koncert lub zawody sportowe, które odbędą się dopiero za pół roku
termin wywiadówki szkolnej Twojej pociechy
wszystkie znane terminy szkoleń, egzaminów i zaliczeń, nawet jeśli mają odbyć się na koniec semestru
itp.

Jeśli będziesz wprowadzać nowe terminy regularnie i, powtórzę raz jeszcze, jak najszybciej po podjęciu decyzji, kalendarz stanie się Twoim najlepszym przyjacielem. Przyjacielem, który pomoże pamiętać, ale nie będzie dyktować co masz robić…