Ze wszystkich dostępnych na rynku programów typu PIM (ang. Personal Information Manager), czyli umożliwiających “zarządzanie informacją osobistą”, jednym z najlepszych, oferującym najwięcej możliwości przeciętnemu użytkownikowi jest MS Outlook. I choć ma on równie wielu przeciwników jak i zwolenników, pośród oprogramowania przeznaczonego dla użytkowników domowych, chyba nic lepszego lub równie równie użytecznego nie powstało (w każdym razie w systemie Windows).

Co to jest PIM?

Zadaniem oprogramowania typu PIM, jest wspomaganie nas w codziennych zmaganiach z rzeczywistością. Pakiety tego typu zawierają przede wszystkim klienta poczty elektronicznej, kalendarz, bazę kontaktów oraz możliwość tworzenia listy zadań. Umiejętne korzystanie z takiego asystenta gwarantuje, że już nigdy nie zapomni się o niczyich urodzinach, imieninach lub rocznicy, ale także o sprawach bardziej przyziemnych, zakupach, telefonach do wykonania, sprawach do załatwienia. Wprawdzie osiągnięcie poziomu, kiedy korzystanie z PIMów pomaga, a nie przeszkadza w codziennych obowiązkach będzie wymagać samozaparcia, odrobiny praktyki oraz sporej dawki cierpliwości, ale końcowy rezultat bywa naprawdę imponujący (w tym lepsze zorganizowanie, ogólna produktywność oraz komfort psychiczny).

“Stacjonarnie” czy może “webowo”?

O ile w oprogramowaniu prym wiedzie MS Outlook, o tyle w tzw. aplikacjach webowych od pewnego czasu niepodzielnie królują aplikacje Google (przede wszystkim GMail i Google Calendar). Zaproponowane przez firmę z Mountain View rozwiązania są tak atrakcyjne, że po stosunkowo krótkim czasie korzystania z nich, wszystkie inne sieciowe propozycje wydają się mocno ograniczone, wręcz prymitywne. Mówiąc krótko Google, w znacznej mierze (ale nie tak całkowicie) przeniosło do sieci funkcjonalność normalnego oprogramowania uruchamianego na komputerze użytkownika docelowego. Oczywistą zaletą jest dostęp z dowolnego miejsca i komputera wyposażonego w sieć i przeglądarkę. Google udało się jednak zaproponować kilka rozwiązań, które spowodowały, że w pewnym momencie nawet taki zatwardziały konserwatysta jak ja zrezygnował z korzystania z “stacjonarnego” Outlooka. Nie udało mi się oprzeć takim atrakcjom jak darmowe wysyłanie na komórkę przypomnień o spotkaniach, albo możliwość podpięcia jednego z setek dedykowanych kalendarzy stworzonych przez innych użytkowników do swojego (np. jeśli ktoś stworzy kalendarz zawierający daty wszystkich meczów eliminacyjnych do Mistrzostw Świata w piłce nożnej, można go jednym kliknięciem dodać do swojego kalendarza i w ten sposób nie przegapić ani jednego spotkania), itp. Wszystko to wygodne, dość proste w obsłudze i konfiguracji, a przede wszystkim dostępne dla każdego. Nic dziwnego, że tysiące osób przerzuciło się na korzystanie z GMail i Google Calendar, co zresztą gorąco polecają najpopularniejsze anglojęzyczne blogi o organizacji i zarządzaniu własnym czasem (np. Leo Babauta w ZenHabits).

Rozwiązaniem idealnym byłaby wymiana informacji pomiędzy obydwiema platformami. Do niedawna jeszcze było to możliwe w bardzo ograniczonym zakresie. Na szczęście krok po kroku sytuacja ta ulega poprawie. Pojawiło się oprogramowanie umożliwiające synchronizację danych pomiędzy Outlookiem i serwerami Google. Do ideału rozwiązaniu temu jest jeszcze daleko, ale korzystając ze wspomnianych poniżej aplikacji, można już teraz odczuć komfort posiadania zintegrowanego z siecią osobistego systemu zarządzania czasem i informacją.

Synchronizacja

Aby w pełni skorzystać z możliwości obu środowisk synchronizacja informacji powinna obejmować pocztę elektoniczną, kalendarz oraz kontakty. Użytkownicy korporacyjni, od czerwca 2009, mają Google Apps Sync. My, zwyczajni domowi użytkownicy, na dzień dzisiejszy nie mamy możliwości skorzystania z tej opcji (poza tym wymaga Outlooka 2007, który niestety nie jest częścią pakietu Office 2007 dla Użytkowników Domowych). Tymczasem musi więc wystarczyć alternatywa, którą opisałem poniżej:

• Poczta elektroniczna – z tym jest najmniejszy problem, którego rozwiązanie ogranicza się do odpowiedniego skonfigurowania Outlooka. Aby jednak pełniej skorzystać z możliwości GMail, warto ustawić dostęp do poczty poprzez protokół IMAP. Będzie można wtedy w Outlooku posługiwać się etykietami/katalogami używanymi w GMail, co jak się szybko przekonacie jest bardzo wygodne i przydatne (choć trochę powolne). Tutaj można znaleźć pełny opis sposobu konfiguracji programu Outlook (i kilku innych).
• Kalendarz – z kalendarzem sprawa jest bardziej skomplikowana, ponieważ w tym wypadku niezbędne jest skorzystanie z zewnętrznego programu. Aplikacja ta nazywa się Google Calendar Sync. Po instalacji pracuje sobie w tle, wyświetlając jedynie ikonę w zasobniku systemowym (ang. system tray). W dowolnej chwili można uruchomić synchronizację kalendarzy lub ustawić co jaki okres czasu powinna być ona przeprowadzona automatycznie. Program jest bardzo mały i bardzo prosty. Poradzi sobie z nim nawet początkujący użytkownik. Pewną niedogodność stanowi fakt, że synchronizacji podlega jedynie podstawowy kalendarz użytkownika Google Calendar. Dla osób używających wielu kalendarzy jednocześnie, może to być istotny minus.
• Kontakty – ze wszystkich omawianych przypadków najwięcej kłopotów sprawia synchronizacja kontaktów, przede wszystkim dlatego, że służący do tego celu program GO Contact Sync jest nieco bardziej skomplikowany w obsłudze (ale bez przesady) i wymaga posiadania zainstalowanego .NET Framework. Również pracuje w tle, komunikując się za pomocą ikony w zasobniku. Znalazłem tę aplikację dzięki LifeHacker. Pozostawione tam komentarze nie zachęcają, ale po pierwsze wbrew niektórym opiniom program jednak działa dość dobrze i wykonuje swoje zadania, po drugie jak dotąd nie trafiłem na nic lepszego.

W praktyce…

Po prawie dwóch tygodniach testowania całego zestawu Gmail + Google Calendar + Outlook 2003 + Google Calendar Sync + GO Contact Sync, ogólne wrażenie mam dość dobre. Zaproponowane tu rozwiązanie pozwala wziąć to co najlepsze z obu środowisk, przez co ułatwia i usprawnia organizację informacji.

Obsługa obu dodatkowych pracujących w tle programików może być odrobinę kłopotliwa, ale już po tygodniu człowiek się przyzwyczaja i przestaje zwracać uwagę. Kalendarz w ogóle się nie odzywa i po prostu robi swoje. Synchronizacja kontaktów wymaga kliknięcia w okienko, ale tak naprawdę nie jest konieczna częściej niż raz w tygodniu. Jedyny kłopot sprawia tu tak naprawdę przypadłość GMail, który rejestruje w kontaktach adresatów wszystkich wysyłanych listów, nawet tych jednorazowych. Z tego względu, co jakiś czas wskazane jest robienie porządków, albo zrobi się większy bałagan, który poprzez synchronizację przeniesie się do Outlooka. Przyzwyczajenia się wymaga również korzystanie z poczty poprzez IMAP. Tutaj wiadomości nie są ściągane, a wszystkie operacje wykonywane są bezpośrednio na serwerze. Szczególnie dotknie to osób, które miały dotąd tylko do czynienia z najpopularniejszym protokołem POP3. Więcej o różnicach pomiędzy tymi protokołami można przeczytać tutaj.

Bezpieczeństwo…

W korzystaniu z aplikacji sieciowych, bardzo ważnym kryterium jest bezpieczeństwo informacji. Dlatego na koniec jeszcze rada, którą warto powtarzać wszystkim i wszędzie. Nigdy nie umieszczajcie online żadnych wrażliwych informacji osobistych typu: hasła, piny, kody, loginy do serwisów bankowych i żadnych innych.

Powodzenia w testowaniu…

Artykuły o podobnej tematyce:

• Zorganizuj się – Twój przyjaciel kalendarz
• Google przewiduje rozwój nauki
• Od czego zacząć organizowanie się?
• Poranne uzależnienie
• Zarządzanie własnym czasem
• Eggtimer
• Przygotuj się dzień wcześniej

Oceń jednym kliknięciem!

Facebook