29 maja 2009

Kategoria: organizacja Tagi: retro, zarządzanie czasem
KOMENTARZE: Jeden komentarz

Dziś w ramach małej retrospekcji, pogrzebiemy trochę w klasyce metodologii organizacji i zarządzania czasem, w tym w książce od której zacząłem swoją przygodę z zarządzaniem czasem i rozwojem osobistym: “7 Nawyków Skutecznego Działania” autorstwa Stephena Covey’a. Ogólnie rzecz biorąc czymkolwiek byśmy się w życiu nie zajmowali, każdą decyzję lub działanie można sklasyfikować względem jednej z dwóch kategorii: ważności oraz pilności. Eisenhower stwierdził kiedyś, że obie te kwestie w większości przypadków wzajemnie się wykluczają…

Rozwijając ten wątek Stephen Covey zaproponował kwadrat zarządzania własnym czasem (ang. time management matrix), nazywany także “kwadratem Eisenhowera”. Przyjmując założenie, że czas jest zasobem ograniczonym, efektywne zarządzanie nim wymaga przede wszystkim wcześniejszego zastanowienia co właściwie jest istotne. Do takiej analizy właśnie służy w/w kwadrat i o nim chciałbym dwa słowa powiedzieć.

Co to takiego?

Uogólniając zagadnienie, zarządzanie czasem sprowadza się do tego, aby w możliwie efektywny sposób wykorzystywać upływające nieubłaganie minuty. Ową efektywność można pojmować w różny sposób, głównie w zależności od tego czego właściwie chce się od życia…Zwykle, z osobistego punktu widzenia, rozumie się pod tym pojęciem lepszą organizację pracy, która w konsekwencji pozwala zrobić więcej szybciej, co przekłada się na dodatkowy czas dla siebie, bliskich oraz na robienie tego wzsystkiego co sprawia przyjemność.

“To co jest ważne rzadko jest też pilne. To co jest pilne rzadko jest ważne.”

– Dwight D. Eisenhower,
34 Prezydent Stanów Zjednoczonych

To ostatnie właśnie najbardziej podoba mi się w książkach Stephena Covey’a, że przykłada on dużą wagę do często ignorowanej “ludzkiej strony” organizacji – sukces ma sens wtedy, kiedy można go dzielić z najbliższymi.

Aby osiągnąć tę wymarzoną “maksymalną efektywność”, trzeba po prostu robić rzeczy właściwe… takie, które będą stopniowo przybliżać nas do zamierzonego celu. Takie które będą rozwiązywać problemy w sposób długofalowy, zapobiegając powstawaniu kolejnych. Dlatego jakiekolwiek dywagacje na temat zarządzania własnym czasem trzeba rozpocząć od zastanowienia się co tak naprawdę jest istotne i co trzeba zrobić aby ów zamierzony istotny cel osiągnąć. Od rozważenia ile wysiłku będzie trzeba w to włożyć. Wszystko zaczyna się od właściwego określenia priorytetów. Dopiero gdy będziemy je znać, będziemy mogli stwierdzić co jest dla nas naprawdę ważne…

Ważne i pilne

Jak to się robi? Otóż każde zadanie, czynność lub działanie może być mniej lub bardziej…

WAŻNE – wszystkie zadania, które przybliżają nas do osiągnięcia sukcesu – w zależności od tego jak go zdefiniowaliśmy i jak ustaliliśmy priorytety.
PILNE – zadania lub sprawy, które wymuszają natychmiastową reakcję z naszej strony. Przeważnie są to nagłe wypadki lub nieoczekiwane zlecenia, związane z naszą pracą lub obecną sytuacją życiową. Wymagają odłożenia innych czynności i natychmiastowego zajęcia się nimi.

Gdybyśmy narysowali wykres na którym jedną oś stanowiłaby waga sprawy, a drugą jej pilność, otrzymalibyśmy poniższy wykres. Cztery ćwiartki, których każda opisuje fragment naszego życia – to jest właśnie kwadrat zarządzania własnym czasem.

Lewy górny fragment (ćwiartka I) dotyczy spraw, które są zarówno ważne jak i bardzo pilne. To jest główne źródło problemów oraz stresu i to niestety takiego od którego nie można się po prostu odciąć, bo związany jest z kluczowymi z naszego punktu widzenia sprawami. Wiszące terminy, nagłe wypadki, nieoczekiwane problemy i kryzysy. Wszystko co jest ważne i wymaga natychmiastowego działania. Z tym właśnie obszarem blisko związane jest określenie “zarządzanie kryzysowe”.

Prawy górny róg (ćwiartka 2) są to rzeczy ważne, ale takie, których pozytywnych efektów nie odczuje się od razu. To właśnie w tej części znajdują się najważniejsze zadania. Przykładem czynności, która jest ważna i jednocześnie niezbyt pilna jest np. codzienne uprawianie sportu, rzucenie palenia, systematyczna nauka i przygotowywanie się do zajęć, itp.

Lewy dolny fragment (ćwiartka 3) stanowią sprawy mniej istotne i nie prowadzące do założonego celu, ale z naszego punktu widzenia równie pilne. Osoby, które przez większość czasu mają do czynienia z natłokiem pilnych, ale niezbyt ważnych spraw (choć mogą na takie wyglądać), często są zmęczone, zestresowane, zdenerwowane i mają problemy ze snem. Ich praca przypomina ciągłą walkę i dominuje w niej chaos. Na dodatek cały ten wysiłek zdaje się prowadzić na manowce – nie przynosi żadnych przełomowych zmian na lepsze, a para idzie w gwizdek.

Jest jeszcze prawa dolna część (ćwiartka 4)… obszar czynności mało ważnych i niezbyt pilnych. Zwykle są to życiowe przyjemności, które zabierają tylko czas i dają złudne poczucie osiągnięcia czegoś, w rzeczywistości mało istotnego. Tutaj lądują dziesiątki godzin spędzanych przed komputerem na grach, długie wieczory przed telewizorem, ewentualnie po raz piąty tego samego filmu. Bezproduktywne spędzanie czasu…

Praktyczniej…

Większości sytuacji znajdujących się w pierwszej ćwiartce można zapobiec konsekwentnie realizując zadania należące do ćwiartki drugiej. Dokładnie tak… Uprawiając regularnie sport (ćwiartka 2), zmniejszasz ryzyko kontuzji lub nagłej choroby (ćwiartka 1). Regularnie przygotowując sie do zajęć (ćwiartka 2), zmniejszasz ryzyko oblania niezapowiedzianego testu lub kartkówki (ćwiartka 1). Ucząc się języka obcego (ćwiartka 2), będziesz w stanie porozumieć się kiedy staniesz twarzą w twarz z obcokrajowcem.
Konsekwentne realizowanie czynności ważnych, ale niezbyt pilnych prowadzi do spokojnego, ustabilizowanego życia, realizacji planów, osiągania celów. Do życia, w którym kryzysy i stresy pojawiają się sporadycznie i nie mają rozmiaru totalnych katastrof.

Wpływu trzeciej ćwiartki można świadomie uniknąć, ale nie jest to (przynajmniej na początku) takie proste. Klasycznym przykładem jest nagły telefon… nieprawdopodobnie trudno jest świadomie odrzucić połączenie podczas np. studiowania jakiegoś artykułu. To nic, że uczymy się właśnie na egzamin i nie chcemy się rozpraszać. Dzwoniący telefon (ktoś znajomy!) zawsze zdaje się być ważny i pilny (często tylko do momentu podniesienia słuchawki). Po prostu “trzeba” go odebrać! Niestety krótka wymiana zdań, czasami zmienia się w większą dyskusję, po zakończeniu której nie pamięta się już tak naprawdę o co chodziło w czytanym wcześniej artykule i trzeba zaczynać od początku. Czy to nie brzmi znajomo?

Nie warto całkowicie rezygnować z przyjemności. Czwarta ćwiartka też jest ważna i nie powinno się o niej całkowicie zapominać. To, że nadmiar telewizji szkodzi, nie znaczy, że od czasu do czasu nie możesz leniwie spędzić wieczoru z pilotem bezmyślnie przerzucając kanały. Zarywanie nocy na grach komputerowych nie jest dobrym pomysłem, ale od czasu do czasu jakaś porządna “strzelanka” lub ciekawa strategia mogą być cudownym lekiem dla zmęczonego, zestresowanego umysłu. Ale… jeżeli przyjemności ćwiartki czwartej odsuwają na dalszy plan lub całkowicie przesłaniają inne ważne sprawy, mające kluczowe znaczenie, to już nie jest dobrze. Tak jak z wszystkim innym – co za dużo to nie zdrowo.

Powyższy tekst to jedynie wierzchołek góry lodowej, dlatego polecam lekturę źródła:
Stephen Covey – First Things First (@Amazon) / Najpierw rzeczy najważniejsze (@Merlin)

Wpisując w Google “time management matrix” znajdziecie sporo innych poświęconych zarządzaniu czasem oraz kwadratowi zarządzania własnym czasem, zwykle w kontekście biznesu.

Warto też spojrzeć na artykuł Michała Pasterskiego poświęcony tej samej tematyce, a także inny Michała Toczyńskiego (@IThink).