Panuje pogląd, będący rezultatem obserwacji zachowań niejednego pracownika/studenta, że wielu ludzi przestało wykorzystywać umiejętność głębokiej koncentracji na wykonywanej pracy/zadaniu/czynności. W rezultacie czują się dobrze zajmując się jedynie sprawami, które nie pochłaniają zbyt wiele czasu i nie wymagają szczególnego skupienia. Priorytetem jest to co zajmie 5-10 minut, czyli potwierdzenia, telefony, szybkie decyzje, czasem małe kryzysy. Za to brakuje czasu na zadania wymagające koncentracji, jak np. nauka, pogłębianie wiedzy, planowanie, opracowanie strategii, wszelkiego rodzaju zajęcia kreatywne lub analityczne.

Mzelle Biscotte

Autorzy literatury biznesowej i poświęconej rozwojowi osobistemu, sugerują, że wręcz jesteśmy uzależnieni od takich nagłych, pilnych spraw. Po rozwiązaniu takiego „małego” problemu czujemy się spełnieni i zadowoleni, zapominając o tym, że ze strategicznego punktu widzenia w zasadzie nie posunęliśmy się do przodu. Niektórzy, tak jak Julie Morgernstern, autorka „Never Check E-Mail In the Morning: And Other Unexpected Strategies for Making Your Work Life Work”, doszukują się głównego złodzieja naszej uwagi i koncentracji w poczcie elektronicznej…

Zastanów się przez chwilę, co takiego jest w Twojej skrzynce, że nie może poczekać godziny lub półtorej. Na pewno nie ma tam żadnych nagłych spraw, ani kryzysów. Prawdziwy kryzys zawsze Cię odnajdzie (np. zadzwoni), nie czekając aż łaskawie zdecydujesz się sprawdzić pocztę. Tymczasem wiele osób zaczyna swój dzień od zaglądania do skrzynki i łapania się za głowę… Sam domyślasz się co się dzieje dalej.

Według Morgenstern jednym z najlepszych sposobów osiągnięcia odpowiedniego stanu koncentracji jest przez pierwszą godzinę dnia unikanie porannego sprawdzania poczty elektronicznej niczym ognia. Choć na te sześćdziesiąt minut, odsunięcie od siebie wszystkich pozornie pilnych spraw. Tylko pozornie, ponieważ jeśli stanie się coś naprawdę ważnego, to tak naprawdę nikt nie pozwoli takiej informacji leżakować całą noc w skrzynce…

Najmniej produktywny sposób rozpoczęcia dnia

Zwykle ludzie (w tym Twoi zwierzchnicy) oczekują od Ciebie, reagowania na ich bezpośrednie potrzeby. W efekcie od pierwszej chwili wykonujesz zadania i realizujesz nagłe potrzeby innych. Jest bardzo prawdopodobne, że nie uda Ci się już odzyskać kontroli nad swoim dniem, ponieważ takich spraw będzie coraz więcej i więcej. Z tego względu osoby efektywne, produktywne i proaktywne, unikają sprawdzania poczty jako pierwszej czynności w ciągu dnia. Bez względu na to czy chodzi o prywatną czy służbową korespondencję. Pierwszą godzinę, Twoją najbardziej kreatywną porę dnia (zazwyczaj) powinieneś przeznaczyć na najważniejsze kluczowe zadania, dla Ciebie lub dla Twojego pracodawcy. W rezultacie poprawi się Twoja ogólna motywacja i dostarczysz sobie dużej dawki pozytywnej energii na cały dzień. Będziesz robić to co ważne i zaplanowane, a nie to co akurat się nawinęło.

Jak wygląda adaptacja?

Wypracowanie sobie nawyku unikania poczty przez pierwsze godziny pracy jest trudnym zadaniem. Co tu dużo mówić – współczesne społeczeństwo jest wręcz uzależnione od poczty elektronicznej. Dla wielu osób jest to też wygodna wymówka, pozwalająca odsunąć w czasie zrobienie czegoś na co nie mamy ochoty… jakiegoś trudnego zadania, niewygodnego telefonu, spotkania z nielubianą osobą. No bo przecież mail może zawierać coś co trzeba „natychmiast” zrobić, itp. To jest nawyk z którym naprawdę warto się zmierzyć. Nawyk, zerwanie z którym pozwoli Ci na nowo odzyskać kontrolę nad swoim czasem oraz umożliwi opracowanie oraz działanie według własnego planu, zamiast reagowania na kolejne punkty agendy narzucanej przez innych ludzi.

Posłuchaj co na ten temat opowiada sama autorka…

Przyzwyczajenie się do nowego trybu pracy zabiera kilka dni. Możesz spodziewać się komplikacji. Jeden z klientów Julie Morgenstern opowiadał (zobacz powyższy film), że pierwszego dnia wprawdzie twardo nie zaglądał do skrzynki, ale nie wykonał też żadnej konkretnej pracy. Wszystko dlatego, że w jego głowie przez cały czas plątały się myśli typu: „co tam jest?”, „czy coś się wydarzyło?”, „czy powinienem o czymś wiedzieć?”. Tymczasem po godzinie jak już sprawdził okazało się, że… nic pilnego tam nie było. Drugiego dnia było trochę lepiej. Dopiero trzeciego dnia mógł w miarę normalnie funkcjonować i jak potem stwierdził, doświadczenie to zmieniło sposób w jaki postrzegał swoją pracę.

Jak wykorzystać wolny czas?

No dobrze, udało Ci się i nie sprawdzasz już rano poczty to co powinieneś zrobić z tym czasem? Po prostu… postaraj się załatwić największą i najtrudniejszą sprawę zaplanowaną na ten dzień. Spróbuj to zrobić od razu rano i nie odkładaj jej na później. Jest to idealny czas na Najważniejsze Zadania Dnia, które zwykle wymagają sprawnego, kreatywnego myślenia.

W zasadzie każdy, ma w swojej pracy zadania, które wymagają całkowitego skupienia tu i teraz na danym zagadnieniu albo inwencji i kreatywności. Godzina całkowitego spokoju i koncentracji pozwala osiągać niesamowite efekty. Słowo produktywność zaczyna nabierać nowego znaczenia.

Zresztą czasem nie chodzi nawet o zadania. Coraz częściej brakuje nam czasu na to aby po prostu usiąść i pomyśleć.

Nie tylko poczta elektroniczna

Warto jeszcze pamiętać, że nie tylko e-mail ma tak znaczące właściwości dekoncentrujące. To co zostało powiedziane powyżej odnosi się też do wielu innych czyhających w internecie „podobnych zagrożeń”. Uwzględniłbym takie rzeczy jak np. strony www, statystyki blogów lub prowadzonych stron internetowych, różne forum, serwisy społecznościowe typu nasza-klasa lub facebook lub takie jak blip, czy twitter, a także subskrybowane RSSy. Oczywiście nie chodzi o to, aby przestać z nich korzystać. Chodzi o to, aby potrzeba ich odwiedzania, nie zaczęła kontrolować Ciebie.

Tego typu eksperyment przeprowadziłem też na sobie, przy czym oprócz poczty elektronicznej skupiłem się jeszcze na statystykach tego blogu (ich sprawdzanie przy porannej kawie to był nieomal rytuał). Pierwsze dni są dość dziwne… ale po jakimś czasie przychodzi coś co określiłbym mentalną swobodą lub mentalnym wyzwoleniem. Nagle zorientowałem się, że przestało mi zależeć na tym ilu użytkowników odwiedziło wczoraj blog, a bardziej skoncentrowałem się na przygotowywaniu przyszłych treści. Spróbujcie sami poeksperymentować, bo naprawdę warto…

Nie jest ważne czy jesteś pracownikiem na etacie, szefem firmy, uczniem czy studentem. Upewnij się czy nie wpadłeś w sidła internetowego nałogu, a jeśli tak to może przyszedł czas aby się zastanowić co z tym fantem zrobić.

Wykorzystaj też 8 prostych sposobów na korzystanie z poczty elektronicznej w bardziej efektywny sposób.

• Skoncentruj się…
• Jaki jest Twój „cel na dziś”?
• Zarządzanie własnym czasem
• Eggtimer
• O dotrzymywaniu własnych postanowień
• „Laserowa” koncentracja
• Myślenie na czerwono i na niebiesko