Nie tak trudno odnaleźć dobre poradniki na temat zarządzania własnym czasem (choćby słynny „Getting Things Done”, Davida Allena), albo o wiele prostszy i bardziej przystępny dla początkujących Zen to Done autorstwa Leo Babauta. Problem w tym, że wprowadzenie u siebie tego typu systemów zarządzania i organizacji pracy bywa dosyć skomplikowane, wymaga czasu i sporego zaangażowania (do czarnego pasa w GTD podobno dochodzi się w dwa lata). Wiele osób dość szybko się zniechęca, ponieważ wprowadzane zmiany i ułatwienia, zwykle przysparzają więcej kłopotów niż praca, którą miały nam ułatwić. W efekcie zamiast mieć więcej czasu jest go mniej i misterny plan zorganizowania się rozsypuje się jak domek z kart.

Denn

Poniżej dla najbardziej niezorganizowanych przedstawiam sposób na postawienie pierwszy krok na drodze do ładu i porządku. Cztery punkty, które pomogą okiełznać chaos. Warto spróbować przez miesiąc stopniowo wdrażać poniższe czynności, a wymierne korzyści staną się odczuwalne szybciej niż można by się spodziewać.

1. Zarezerwuj trochę czasu po południu na przygotowanie planu na dzień kolejny oraz poranek na jego szybkie przeanalizowanie.
Dobre jest zastanowić się naprzód co właściwie jest do zrobienia. Zbudowanie listy spraw na kolejny dzień może zaowocować ich optymalizacją (np. skoro pewne rzeczy można załatwić w jednym budynku nie trzeba tam chodzi wielokrotnie, można wszystko załatwić za jednym podejściem). Przygotowując listę wieczorem możemy o czymś zapomnieć, dlatego dobrze jest przejrzeć ją ponownie rano (robię to zwykle przy porannej kawie) dysponując świeżym wypoczętym umysłem i wprowadzić ewentualne poprawki.

2. Zminimalizuj ilość kanałów napływu informacji.
Trudno opanować przepływ informacji, jeżeli jesteśmy nimi zalewani z wielu różnych stron, dlatego pierwszym krokiem na drodze do przezwyciężenia chaosu powinno być ograniczenie ilości źródeł informacji. Dlatego:

• rób wszystkie notatki w jednym podręcznym notesie opatrując każdy wpis datą – koniec ze stosem małych kartek pałętających się po wszystkich zakamarkach,
• przygotuj sobie jedno osobne miejsce (pojemnik, szufladę itp.) na wszystkie papierowe dokumenty które lądują na Twoim biurku,
• skonfiguruj jeden program pocztowy (lub skrzynkę, np. Gmail) tak, aby odbierał pocztę ze wszystkich pozostałych skrzynek,
• załóż sobie jeden specjalny folder w którym będą lądować wszystkie nowe pliki jakie pojawią się w Twoim komputerze,
• jeżeli musisz systematycznie (np. codziennie rano) sprawdzać informacje na określonych stronach internetowych załóż sobie jeden osobny katalog linków w ulubionych zawierający adresy tych stron. A najlepiej tam gdzie to możliwe korzystaj z agregatora RSS.

3. Stosuj zasadę dwóch minut.
Wspominałem już o tej zasadzie przy okazji pisania o optymalizacji korzystania z poczty elektronicznej. Generalnie, jeśli jakiś rozwiązanie problemu lub wykonanie zadania zajmuje mniej niż dwie minuty, należy zrobić to natychmiast. Dzięki temu unika się nagromadzenia drobnych spraw odciążając umysł i umożliwiając mu zajęcie się bardziej absorbującymi problemami.

4. Każdy śmieć od razu eliminuj ze swojego otoczenia.
Masz na biurku starą fakturę lub rachunek sprzed dwóch lat? Nie przechowuj go tylko od razu wyrzuć (uwaga na dane osobowe!). To samo dotyczy reklamówek, starych zdezaktualizowanych notatek itp. Dobrym pomysłem jest wprowadzenie jakiejś metody zarządzania obiegiem papieru, a nawet wyeliminowanie papieru tam gdzie jest niepotrzebny. Ale śmieć to nie tylko papier. To także niepotrzebne maile, załączniki, stare pliki. Jeżeli coś jest już przedawnionym śmieciem, od razu eliminuj to ze swojego otoczenia. Bardzo szybko okaże się, że ogarnięcie wszystkiego dookoła nie jest tak trudne jak mogło by się wydawać.

Kolejne zmiany należy wprowadzać konsekwentnie, ale stopniowo. Postęp, poczucie większej kontroli oraz dodatkowy wolny czas na inne rzeczy (np. hobby), wpływają pozytywnie na samopoczucie, obniżają poziom stresu oraz motywują do dalszych kroków w stronę lepszej organizacji pracy.

Bez względu na wszystko najważniejsze są efekty pracy. To one zapewniają środki do życia. Jeżeli czujesz, że wprowadzane zmiany bardziej szkodzą niż pomagają – zwolnij, ale nie rezygnuj. Najważniejsze to podjąć decyzję, postawić pierwszy krok i dążyć do celu z determinacją. W dłuższej perspektywie jest to ścieżka do sukcesu.

• Pokonywanie barier i osiąganie celów, czyli czego warto nauczyć się od Chucka Yeagera
• O tym jak przebiegłem 1000km i czego nauczyłem sie po drodze
• Czego o życiu i w ogóle może nauczyć Cię wspinaczka skałkowa…
• PIM na sterydach czyli Google + Outlook
• Zorganizuj się – Twój przyjaciel kalendarz
• Skoncentruj się…
• Zarządzanie własnym czasem