Poczta elektroniczna może usprawnić lub utrudnić nam pracę. Na uczelni korzystam z niej dużo i często, co z biegiem czasu pozwoliło mi wypracować kilka sposobów usprawnienia i uczynienia przyjemniejszym codziennej korespondencji. Korzystam ze wszystkich i przyznam, że jestem bardzo zadowolony. Szczególnie z pierwszego, bo zaoszczędził mi wiele czasu.

1. Sprawdzaj pocztę TYLKO dwa razy dziennie.

Kiedyś (jeszcze w czasach studenckich), fakt bycia dostępnym online i to że odpowiadałem na pocztę nieomal natychmiast, stanowił dla mnie swego powód do dumy. Internet i bycie online jeszcze nie były tak powszechne jak teraz, dlatego były bardzo trendy. Instalowałem więc różne sprytne narzędzia wyświetlające na ekranie stosowny komunikat o nowej poczcie, a nawet wysyłały sms gdy byłem „w terenie” np. na wykładzie. Było tak do momentu, aż przeczytałem artykuł o tym jak można się od samego odbierania poczty elektronicznej uzależnić, co obróciło mój punkt widzenia o 180 stopni.

Checking email ninjaneil902

Przeprowadziłem małe badania. Po pierwsze zmierzyłem ile czasu spędzam z programem pocztowym (do tego wystarczy zegarek i ołówek, ale można też skorzystać z rozmaitych programików np. Rachoty). W jednym dniu nazbierało się prawie trzy i pół godziny! Po drugie sprawdziłem jak często odruchowo kontroluję czy w skrzynce nie pojawiło się coś nowego. To było trudniejsze. Koniec końców okazało się, że zdarzało mi się to nawet po kilka razy na godzinę (odrywając od innych spraw). Co więcej, czasami tuż przed zamknięciem klienta poczty, naciskałem jeszcze raz „wyślij/odbierz” żeby sprawdzić czy coś przypadkiem nie przyszło w międzyczasie! Okazuje się, że zachowanie takie wcale nie należy do rzadkości! Bardzo wiele osób impulsywnie zagląda do swoich skrzynek. Zwłaszcza spodziewając się listu od ukochanej/ukochanego, przyjaciół lub znajomych.
Jak by na to nie spojrzeć, jest to klasyczny przykład efektu Pawłowa, w którym nagrodą-kiełbasą jest uczucie zadowolenia z otrzymania listu. Fakt, że w skrzynce nie zawsze pojawia się coś nowego, i co gorsza nigdy nie wiemy kiedy się pojawi, dodatkowo intensyfikuje odruch sprawdzania. Tak jak pies Pawłowa ślinił się na dźwięk dzwonka, choć już nie dostawał kiełbasy.

Czy to brzmi znajomo? W jaki sposób i jak często sprawdzasz swoją pocztę?

Dla wszystkich uzależnionych mam dobrą wiadomość – można sobie z tym szybko poradzić. Najlepszym i sprawdzonym rozwiązaniem jest odbiór poczty elektronicznej w wyznaczonych godzinach, np. rano o 8:00, zaraz po przyjściu do pracy lub po śniadaniu jak kto woli. Po południu o 14:00 lub zaraz po lunchu. To tylko propozycje, które odpowiadają mojemu cyklowi dnia. Oczywiście jeśli spodziewamy się ważnej konkretnej wiadomości lub nasza praca opiera się na ciągłej intensywnej komunikacji elektronicznej, sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej. Można wtedy sobie dodać jeszcze jeden lub dwa dodatkowe terminy w ciągu dnia. Najważniejsze aby zawsze była to świadoma decyzja, a nie odruch.

2. Dwie minuty na odpowiedź.

To jest świetna reguła, zapożyczona z systemu GTD (“Getting Things Done”, Davida Allena), o którym zapewne jeszcze kiedyś napiszę, bo warto. Otóż jeśli odpowiedź na dany list zajmie mniej niż 120 sekund, należy zrobić to natychmiast bez odkładania na potem. Dzięki tej metodzie ilość zalegającej w skrzynce poczty ulegnie zdecydowanemu zmniejszeniu. Metoda dwóch minut sprawdza się świetnie w każdej innej sytuacji. Masz do wykonania telefon? Jeśli zajmie to tylko dwie minuty, najlepiej załatwić sprawę od razu i zająć się czymś innym. Dodatkową premią jest poczucie osiągniętego sukcesu i związana z tym motywacja do dalszej pracy.

3. Podpisuj się imieniem i nazwiskiem.

Wysyłając pocztę, szczególnie formalną, zawsze podpisuj się imieniem i nazwiskiem. Zwłaszcza jeśli Twój adres email jest delikatnie mówiąc nietypowy np.: kati293@ czy rysiekolo@. Osobiście chętnie używam poczty do komunikacji ze studentami, starając się odpowiadać na zapytania lub wysyłając dodatkowe materiały po zajęciach. Wiem, że adresy trafiają się różne i mi to nie przeszkadza – każdy ma adres jaki lubi i z jakim się identyfikuje. Niestety wiele osób ma zwyczaj się nie podpisywać, używać tylko imienia lub skrótu. Wtedy jeśli sam adres nie pozwala jednoznacznie zidentyfikować danej osoby, pojawia się problem. Dlatego warto o tym pamiętać.

4. Korzystaj z sygnatur.

Podpisanie się pod listem zabiera sporo czasu, zwłaszcza jeśli korzystamy z kilku kont pocztowych i w każdym przypadku chcemy stosować inny podpis. Dlatego warto nauczyć się i korzystać z sygnatur, co umożliwia dziś praktycznie każdy program pocztowy. Sygnatury ułatwiają i przyśpieszają pisanie listów. Przykładowo wysyłając pocztę ze służbowego konta uczelnianego mam zawsze napisaną nazwę uczelni, wydziału, stronę internetową i telefon służbowy (ręczne wpisywanie byłoby strasznym marnotrawstwem czasu). Poza tym, porządna sygnatura nadaje naszej poczcie elegancki, profesjonalny wygląd, a takie listy przeważnie nie trafiają do spamu. Dlatego warto się postarać.

5. Pisz zwięźle i na temat.

Poczta elektroniczna (przede wszystkim ta służbowa i oficjalna) powinna być zwięzła i konkretna. Wysyłanie listu tylko po to aby powiedzieć „dziękuję” rzadko ma sens. Adresat zwykle nie zapamiętuje świadomie takich podziękowań, a jego ręka niemal natychmiast przemieszcza się w stronę klawisza delete, celem pozbycia się śmiecia zalegającego w skrzynce.

6. Redaguj tekst.

Dobrze napisany list powinien być podzielony na akapity w których poruszane są poszczególne sprawy. Czasem dobrze jest zastosować punkty lub myślniki. Wszystko aby poprawić czytelność. Dobrze zredagowany tekst jest łatwiej przyswajalny, dlatego pisząc cokolwiek warto mieć na uwadze wygodę adresata. Szczególnie osoby bardzo zajęte często potrafią to docenić i mogą przychylniej spojrzeć na naszą sprawę.

7. Nie zapomnij o temacie.

Tą kwestię można opisać w trzech kluczowych zdaniach.

• Pisanie listu rozpoczynaj od napisania jego tematu.
• Pisząc list (szczególnie jeśli jest długi), co jakiś czas zwracaj uwagę na temat, aby od niego za daleko nie odbiec.
• Po zakończeniu, wróć na chwilę do tematu, aby przekonać się czy jest on jeszcze adekwatny do omawianego zagadnienia i czy nie trzeba go poprawić lub uzupełnić.

Kwestia tematu listu jest szczególnie drażliwa na wszelkiego rodzaju listach dyskusyjnych. Wszyscy znamy to niekończące się RE: Re: Re: RE: Aw:… odnoszące się do wcześniejszej korespondencji, podczas gdy dyskusja od dłuższego czasu dotyczy czegoś zupełnie innego. Dlatego jeśli nie ustosunkowujesz się do treści poprzedniego listu, zawsze pisz nowy temat – wg zasady nie czyń drugiemu co Tobie nie miłe.

8. Zanim cokolwiek wyślesz zastanów się czy na pewno jest to właściwy sposób załatwienia sprawy.

Niestety przekonałem się kilka razy, że pewnych spraw nie należy załatwiać pocztą elektroniczną. Te same słowa wyrażone w liście mogą zostać odebrane zupełnie inaczej niż wypowiedziane w bezpośredniej rozmowie. Szczególnie dotyczy to komunikatów z definicji mocno nacechowanych emocjami, np. uwag krytycznych. Jeśli już odczuwasz potrzebę ubrania swoich żalów w słowa, śmiało to zrób… ale wcale nie musisz takiego listu wysyłać. Często już sam fakt pisania pozwala ochłonąć i spojrzeć na sprawę z odpowiednim dystansem.

Artykuły o podobnej tematyce:

• Poranne uzależnienie
• Zarządzanie własnym czasem
• Od czego zacząć organizowanie się?
• PIM na sterydach czyli Google + Outlook
• Zorganizuj się – Twój przyjaciel kalendarz
• Skoncentruj się…
• Jaki jest Twój “cel na dziś”?

Oceń jednym kliknięciem!

Facebook